函數(shù)公式以及數(shù)據(jù)透視圖，是Excel中的2大利器，在很多場合都有使用，效率之高，范圍之廣，無所不能……但在使用上，很多小白望而止步……究其原因就是需要掌握一定的基礎(chǔ)專業(yè)知識。除函數(shù)公式和數(shù)據(jù)透視表之外，還有一個(gè)工具，在統(tǒng)計(jì)分析中也有著一席之地，那就是【分類匯總】。

一、概念。

分類匯總，從字面意思上也很好理解，就是對數(shù)據(jù)中的記錄按照一定的標(biāo)準(zhǔn)或要求先分類，再匯總，匯總的方式主要有：求和、平均值、個(gè)數(shù)、最大（?。┲档鹊?。其調(diào)用也非常的簡單，如下圖：

方法：

單擊【數(shù)據(jù)】菜單，選擇【分級顯示】組中的【分類匯總】，打開【分類匯總】對話框。

二、應(yīng)用案例。

（一）目的：按“學(xué)歷”計(jì)算總“月薪”。

方法：

1、選定數(shù)據(jù)源中的任意單元格區(qū)域，單擊【數(shù)據(jù)】菜單中【分級顯示】組中的【分類匯總】，打開【分類匯總】對話框。

2、選擇【分類字段】中的“學(xué)歷”、【匯總方式】中的“求和”、選擇【選定匯總項(xiàng)】中的“月薪”，并【確定】。

解讀：

1、【分類字段】中的“學(xué)歷”、【匯總方式】中的“求和”、以及【選定匯總項(xiàng)】中的“月薪”等字段的選擇要根據(jù)“目的”來選擇，所以在分類匯總之前要明確自己的目的。

2、分析匯總結(jié)果，如下圖：

出現(xiàn)了2個(gè)“初中匯總”和2個(gè)“大專匯總”……，很顯然不是我們想要的結(jié)果，但操作方法無誤，原因何在？？？

究其原因就是沒有先“分類”，而直接進(jìn)行了“匯總”，具體來講就是沒有將相同“學(xué)歷”的值放置在一起，所以系統(tǒng)在判斷時(shí)如果臨近行的字段相同，就進(jìn)行“匯總”，如此反復(fù)，就出現(xiàn)了多個(gè)“初中匯總”、“大專匯總”等。

其實(shí)從上面的“原因”中已經(jīng)提供了解決思路，那就是對數(shù)據(jù)先“分類”、“分類”、“分類”，實(shí)現(xiàn)途徑就是根據(jù)目的，選取關(guān)鍵字進(jìn)行“排序”、“排序”、“排序”。

（二）目的：按“學(xué)歷”計(jì)算總“月薪”。

方法：

1、以“學(xué)歷”為“主要關(guān)鍵字”進(jìn)行排序。

2、選定數(shù)據(jù)源中的任意單元格區(qū)域，單擊【數(shù)據(jù)】菜單中【分級顯示】組中的【分類匯總】，打開【分類匯總】對話框。

3、選擇【分類字段】中的“學(xué)歷”、【匯總方式】中的“求和”、選擇【選定匯總項(xiàng)】中的“月薪”，并【確定】。

解讀：

從匯總結(jié)果中可以看出，此時(shí)確實(shí)按“學(xué)歷”進(jìn)行了匯總，每個(gè)項(xiàng)都只有一項(xiàng)。所以，在分類匯總前要先對數(shù)據(jù)進(jìn)行排序、排序、排序。

（三）目的：統(tǒng)計(jì)相應(yīng)“學(xué)歷”的平均“月薪”。

方法：

1、以“學(xué)歷”為“主要關(guān)鍵字”進(jìn)行排序。

2、選定數(shù)據(jù)源中的任意單元格區(qū)域，單擊【數(shù)據(jù)】菜單中【分級顯示】組中的【分類匯總】，打開【分類匯總】對話框。

3、選擇【分類字段】中的“學(xué)歷”、【匯總方式】中的“平均值”、選擇【選定匯總項(xiàng)】中的“月薪”，并【確定】。

敲黑板：

如果我們要求“最大值”、“最小值”、“乘積”、“數(shù)值計(jì)數(shù)”等，只需在【匯總方式】中選擇相應(yīng)的字段即可哦！但無論何種需求，都要先對數(shù)據(jù)以某個(gè)關(guān)鍵字進(jìn)行排序。

（四）目的：按“學(xué)歷”統(tǒng)計(jì)相應(yīng)“性別”的總“月薪”。

從“目的”中可以分析出，此目的增加了條件“性別”，如果案例（二）用Sumif來計(jì)算的話，此目的必須用Sumifs函數(shù)來完成。所以在排序時(shí)，除了“主要關(guān)鍵字”外，還需要“次要關(guān)鍵字”，“次要關(guān)鍵字”的個(gè)數(shù)根據(jù)實(shí)際的目的來選定。

方法：

1、以“學(xué)歷”為“主要關(guān)鍵字”、“性別”為“次要關(guān)鍵字”進(jìn)行排序。

2、選定數(shù)據(jù)源中的任意單元格區(qū)域，單擊【數(shù)據(jù)】菜單中【分級顯示】組中的【分類匯總】，打開【分類匯總】對話框。

3、選擇【分類字段】中的“學(xué)歷”、【匯總方式】中的“求和”、選擇【選定匯總項(xiàng)】中的“月薪”，并【確定】。

4、打開【分類匯總】對話框，選擇【分列字段】中的“性別”，【匯總方式】中的“求和”、選擇【選定匯總項(xiàng)】中的“月薪”并取消【替換當(dāng)前分類匯總】，最后【確定】即可。

解讀：

如果有三級、四級……多級匯總，只需重復(fù)步驟4即可。

（五）查看等級。

如下圖：

在對數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總之后，在A1單元格的左上角會形成一行數(shù)字1、2、3、4……等，這些數(shù)字代表“類”，數(shù)值越小，“類”越大，數(shù)值越大，“類”越小。如上圖中的“4”就代表明細(xì)，“3”就是按“性別”匯總，“2”就是按“學(xué)歷”匯總，“1”就是總值。

除了單擊左上角的數(shù)字查看等級外還可以單擊左側(cè)的“+”或“-”（如下圖）

來展開或折疊“類”，達(dá)到查看等級數(shù)據(jù)的目的。

（六）清除分類匯總。

方法：

選定數(shù)據(jù)源中的任意單元格區(qū)域，單擊【數(shù)據(jù)】菜單中【分級顯示】組中的【分類匯總】，打開【分類匯總】對話框，單擊左下角的【全部刪除】即可。

最美尾巴：

通過上述內(nèi)容的學(xué)習(xí)，相信大家對【分類匯總】有了更進(jìn)一步的認(rèn)識，需要注意的就是在分類匯總之前首先要對數(shù)據(jù)進(jìn)行排序，如果是一級（簡單）匯總，只需指定“主要關(guān)鍵字”，如果是多級（嵌套）匯總，除了指定“主要關(guān)鍵字”之外，還要指定“次要關(guān)鍵字”，次要關(guān)鍵字的個(gè)數(shù)根據(jù)需求而定，同時(shí)“次要關(guān)鍵字”的個(gè)數(shù)決定了嵌套的次數(shù)，也就是打開【分類匯總】對話框的次數(shù)。