（來源：中國交通新聞網(wǎng)）

轉(zhuǎn)自：中國交通新聞網(wǎng)

在高速公路建設(shè)領(lǐng)域,工程檔案是項(xiàng)目全生命周期的重要 “見證者”。然而,傳統(tǒng)檔案管理模式在應(yīng)對大規(guī)模、長周期的建設(shè)項(xiàng)目時(shí),常面臨規(guī)范性不足、協(xié)同效率低、信息孤島、“建管兩張皮” 等突出難題,讓本應(yīng)發(fā)揮關(guān)鍵支撐作用的檔案淪為 “管理負(fù)擔(dān)”。如今,隨著數(shù)字化浪潮的席卷,電子檔案正為這一困境提供破解之道。在安徽,北沿江高速公路滁州至天長段(下稱 “滁天高速”)作為省內(nèi)首個(gè)高速公路電子檔案試點(diǎn)項(xiàng)目,率先探索出一條從 “實(shí)體管理” 到 “智慧管理” 的轉(zhuǎn)型之路,成功實(shí)現(xiàn)檔案管理從 “紙山堆積” 到 “數(shù)據(jù)奔流” 的跨越,為交通建設(shè)領(lǐng)域檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型提供了可復(fù)制、可推廣的“安徽經(jīng)驗(yàn)”。

錨定方向,肩負(fù)試點(diǎn)標(biāo)桿使命

近年來,國家層面密集出臺(tái)一系列政策,為工程電子檔案發(fā)展指明方向。2016 年,《建設(shè)項(xiàng)目電子文件歸檔和電子檔案管理暫行辦法》發(fā)布,首次明確建設(shè)項(xiàng)目電子文件全流程管理規(guī)范,為電子檔案筑牢制度根基;同期印發(fā)的《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》,提出“檔案資源存量數(shù)字化、增量電子化”目標(biāo),推動(dòng)檔案管理從傳統(tǒng)模式向現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型;《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》進(jìn)一步聚焦數(shù)字資源建設(shè)、利用與安全體系,為電子檔案在交通等重點(diǎn)領(lǐng)域的應(yīng)用提供強(qiáng)力的政策支撐。

在國家政策的指引下,安徽省積極響應(yīng)檔案信息化建設(shè)號(hào)召。2018 年,滁天高速被安徽省檔案局確定為《建設(shè)項(xiàng)目電子文件歸檔和電子檔案管理暫行辦法》試點(diǎn)項(xiàng)目,2020 年又入選省檔案局《行業(yè)(系統(tǒng))建設(shè)項(xiàng)目檔案 “樹標(biāo)桿、創(chuàng)一流”》試點(diǎn),肩負(fù)起為全省高速公路檔案數(shù)字化“探路徑、立標(biāo)準(zhǔn)、樹樣板” 的重要使命。

科技賦能,打造全流程智慧管理生態(tài)

科技創(chuàng)新是檔案管理模式革新的核心動(dòng)力。滁天高速依托 “雙試點(diǎn)” 優(yōu)勢,引入安徽云路交通信息技術(shù)有限公司技術(shù)力量,構(gòu)建起“智慧管理平臺(tái) + 數(shù)字檔案館”的集成框架,實(shí)現(xiàn)了檔案管理從收集、分類、組卷到歸檔、移交、利用的全流程信息化革新,成功破解了傳統(tǒng)管理中重復(fù)開發(fā)、數(shù)據(jù)孤島等重難點(diǎn)問題。

智慧管理平臺(tái)構(gòu)建了覆蓋質(zhì)量管理、安全管理、進(jìn)度管理等全業(yè)務(wù)場景的一體化體系,通過統(tǒng)一業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范數(shù)據(jù)接口,實(shí)現(xiàn)各功能模塊互聯(lián)互通、數(shù)據(jù)交互共享。平臺(tái)內(nèi)置 1400 余張行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)用表,為電子檔案的真實(shí)性、完整性奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

其核心亮點(diǎn)“一鍵式自動(dòng)組卷” 功能將單份案卷生成效率提升至25秒/份,大幅壓縮人工投入與時(shí)間成本;融合電子簽名與簽章技術(shù),實(shí)現(xiàn)PC 端、移動(dòng)端雙渠道簽名,全面保障電子檔案的合法性與安全性;依托 GIS 技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案精準(zhǔn)檢索,徹底打破傳統(tǒng)檔案管理的時(shí)空壁壘,讓參建各方隨時(shí)隨地調(diào)閱使用。此外,平臺(tái)可自動(dòng)統(tǒng)計(jì)資料完成量,直觀呈現(xiàn)工程實(shí)際進(jìn)展,為項(xiàng)目管理層提供精準(zhǔn)、實(shí)時(shí)的數(shù)據(jù)支撐,助力科學(xué)決策。

數(shù)字檔案館則為電子檔案打造了“智能倉庫”。館內(nèi)預(yù)設(shè)滁天高速項(xiàng)目分類方案,平臺(tái)完成組卷的電子文件會(huì)自動(dòng) “對號(hào)入座” 進(jìn)入相應(yīng)分類模塊。系統(tǒng)可根據(jù)電子文件的題名、形成時(shí)間、責(zé)任單位等信息,自動(dòng)生成案卷封面、卷內(nèi)目錄和備考表,將原本需要人工花費(fèi)數(shù)小時(shí)的組卷工作壓縮至數(shù)十秒完成,極大提升了檔案管理效率。

管理革新,筑牢檔案質(zhì)量防線

滁天高速電子檔案管理的核心突破,在于構(gòu)建了“文件分類模式化、文件管理自動(dòng)化、檔案收集智能化、案卷歸檔標(biāo)準(zhǔn)化、檔案移交合規(guī)化”的全鏈條治理體系,有效破解了傳統(tǒng)檔案管理的諸多痛點(diǎn)。

分類管理雙軌并行。項(xiàng)目采用科學(xué)的“雙軌制”管理模式:對立項(xiàng)審批文件、技術(shù)圖紙、招投標(biāo)資料等重要紙質(zhì)檔案,進(jìn)行數(shù)字化掃描并關(guān)聯(lián)元數(shù)據(jù),實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)與電子檔案“同編碼、同管理”;對施工日志、檢驗(yàn)報(bào)告等過程性文件,則直接在線采集、智能組卷,形成 “文檔全生命周期一體化管理”,確保檔案資源不遺漏、全覆蓋。

流程優(yōu)化提質(zhì)增效。以技術(shù)手段替代大量人工操作,全面實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)計(jì)算、數(shù)據(jù)繪圖、試驗(yàn)報(bào)告生成、質(zhì)量評定、電子文件組卷 “五大自動(dòng)化”,大幅降低人工成本與操作誤差。針對傳統(tǒng)檔案管理中數(shù)據(jù)填報(bào)難、文件易篡改、歸檔不及時(shí)等問題,精準(zhǔn)攻堅(jiān) “十個(gè)核心問題”:通過線上填報(bào)突破時(shí)空限制,通過電子簽名技術(shù)防范文件篡改,通過加密驗(yàn)證強(qiáng)化文件真?zhèn)巫R(shí)別,構(gòu)建起“從生成到歸檔” 的全鏈條質(zhì)量管控體系,有力保障電子檔案的真實(shí)性、完整性。

標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一規(guī)范有序。嚴(yán)格執(zhí)行“五個(gè)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)”,即統(tǒng)一用表、統(tǒng)一整理、統(tǒng)一題名、統(tǒng)一分類編號(hào)、統(tǒng)一元數(shù)據(jù),讓每一份電子檔案都擁有“規(guī)范身份證”。無論是施工單位提交的檢驗(yàn)報(bào)告,還是監(jiān)理單位出具的審核意見,均按統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)生成,避免了因格式不一導(dǎo)致的檔案混亂,大幅提升了檔案規(guī)范性。在檔案移交環(huán)節(jié),通過 “分類管控、標(biāo)準(zhǔn)固化、流程重構(gòu)、智能執(zhí)行” 四級推進(jìn),實(shí)現(xiàn)檔案管理從 “人工糾錯(cuò)” 到 “系統(tǒng)防錯(cuò)”、從 “滯后歸檔” 到 “同步賦碼” 的根本性變革,全面達(dá)成電子檔案 “真實(shí)性、完整性、可用性、安全性” 要求。

成效彰顯,引領(lǐng)行業(yè)轉(zhuǎn)型發(fā)展

經(jīng)過多年實(shí)踐,滁天高速電子檔案管理取得了顯著的經(jīng)濟(jì)社會(huì)效益,成為項(xiàng)目建設(shè)的“隱形財(cái)富”,更樹立了交通行業(yè)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的標(biāo)桿。

經(jīng)濟(jì)效益顯著提升。通過 “自動(dòng)化替代人力、數(shù)字化替代紙質(zhì)”,項(xiàng)目共節(jié)約紙張約 250 萬張,單項(xiàng)目成本節(jié)約超百萬元,實(shí)現(xiàn)了 “三降一提”(降成本、降能耗、降門檻、提效率)。同時(shí),數(shù)字化辦公減少了紙質(zhì)文件打印、交通往來等環(huán)節(jié)的碳排放,助力踐行 “雙碳” 目標(biāo),實(shí)現(xiàn)綠色發(fā)展。

社會(huì)效益全面釋放。電子檔案讓 “檔案賦能項(xiàng)目管理” 成為現(xiàn)實(shí)。通過智慧管理平臺(tái),參建各方可實(shí)時(shí)調(diào)閱工程文件,依托施工記錄、監(jiān)理抽檢資料等開展質(zhì)量監(jiān)管,確保工程質(zhì)量可控。檔案全流程可追溯的特性,使得項(xiàng)目出現(xiàn)質(zhì)量問題時(shí)能快速定位責(zé)任環(huán)節(jié),倒逼各參建單位落實(shí)責(zé)任,進(jìn)一步筑牢工程質(zhì)量防線。更重要的是,項(xiàng)目成功實(shí)現(xiàn) “工完檔清”,改變了以往檔案整理耗時(shí)久于工程建設(shè)的現(xiàn)象,確保檔案工作與工程建設(shè)同步推進(jìn)。

行業(yè)示范效應(yīng)凸顯。滁天高速的實(shí)踐為交通行業(yè)電子檔案管理提供了寶貴的 “安徽樣本”。2022 年,基于項(xiàng)目實(shí)踐總結(jié)形成的安徽省地方標(biāo)準(zhǔn)《高速公路建設(shè)項(xiàng)目電子源文件同步歸檔指南》正式實(shí)施,填補(bǔ)了國內(nèi)交通建設(shè)領(lǐng)域電子源文件歸檔管理的空白;2023 年,項(xiàng)目被安徽省檔案局評為 “試點(diǎn)工作成效突出項(xiàng)目”,其經(jīng)驗(yàn)正逐步在省內(nèi)其他高速公路建設(shè)項(xiàng)目中推廣應(yīng)用;2025 年 5 月,滁天高速以 97.1 分創(chuàng)安徽省檔案局公路工程科技檔案驗(yàn)收新紀(jì)錄。對于滁天高速在電子檔案方面作出的積極探索,安徽省委辦公廳檔案管理二處二級調(diào)研員徐兵表示了高度的認(rèn)可和肯定。他認(rèn)為滁天電子檔案實(shí)踐是實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案向新形勢下電子檔案的破冰躍遷,是思想變革、管理風(fēng)暴、多維實(shí)踐的體現(xiàn)。

滁天高速電子檔案試點(diǎn)的成功,是一次檔案管理模式的深刻革新,更是智慧交通建設(shè)的生動(dòng)實(shí)踐。項(xiàng)目不僅實(shí)現(xiàn)了電子文件 “單套制” 歸檔,更構(gòu)建起覆蓋項(xiàng)目全生命周期的質(zhì)量追溯體系,全面助推交通建設(shè)項(xiàng)目檔案管理向標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化、精細(xì)化邁進(jìn)。