“實在看不懂。”11月3日，負責海外業(yè)務財務管理的國內(nèi)大型家居用品企業(yè)財務總監(jiān)劉穎向記者感慨道。

去年底，這家家居用品企業(yè)計劃在東盟地區(qū)設立新生產(chǎn)基地后，她每個月都會收到一沓格式各異、使用東盟國家當?shù)卣Z言書寫的出租車、酒店住宿、餐飲等跨境差旅報銷票據(jù)。

然而，她看不懂這些國家當?shù)卣Z言，也不熟悉這些票據(jù)格式，導致她難以核查票據(jù)背后的真實差旅背景，時常還會算錯報銷額度。

這個困擾，同樣發(fā)生在其他出海企業(yè)身上。

截至去年底，中國境內(nèi)投資者在全球190個國家和地區(qū)設立境外企業(yè)5.2萬家。其中，中資企業(yè)在共建“一帶一路”國家設立境外企業(yè)1.9萬家。

面對不同國家格式不一、使用當?shù)卣Z言書寫的各類跨境差旅報銷票據(jù)，如何有效實現(xiàn)控費與減輕業(yè)務出海財務負擔，成為眾多出海企業(yè)面臨的共同挑戰(zhàn)。

多位出海企業(yè)財務負責人向記者透露，由于對跨境差旅報銷票據(jù)“來者不拒”，前期市場考察及商務磋商費用在企業(yè)出海業(yè)務整體運營成本的占比一度超過20%，明顯超過企業(yè)預估值，令企業(yè)不得不重新審視業(yè)務出海的投入產(chǎn)出比，著手采取跨境差旅費控管理舉措以擠出更多利潤。

合思創(chuàng)始人兼CEO馬春荃向記者透露，當前出海企業(yè)對跨境差旅管理的訴求，主要集中在三個方面：一是有效遏制浪費、低效、虛構、不合理的跨境差旅報銷費用；二是在跨境差旅報銷費用相對可控的情況下，實現(xiàn)海外業(yè)務拓展目標；三是通過跨境差旅費控管理推動管理轉(zhuǎn)型，令海外業(yè)務實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

“看不懂”的差旅報銷票據(jù)

去年底，當企業(yè)計劃在東盟國家和地區(qū)考察建廠后，劉穎驟然發(fā)現(xiàn)跨境差旅報銷票據(jù)的識別審核難度驟增。

“實在看不懂?！彼啻沃貜瓦@句話。此前，多位企業(yè)員工前往泰國、老撾等國家考察當?shù)貭I商環(huán)境與當?shù)禺a(chǎn)業(yè)鏈協(xié)同效應，帶回來一沓由當?shù)胤杖藛T使用泰語與老撾語手寫、格式千奇百怪的當?shù)鼐频曜∷?、出租車、餐飲等報銷票據(jù)。但是，沒人熟悉泰語與老撾語，也就難以識別審核這些報銷票據(jù)背后的差旅信息。

于是，財務團隊一面對東盟地區(qū)跨境差旅報銷票據(jù)“來者不拒”，一面電話聯(lián)系相關員工了解這些票據(jù)具體內(nèi)容及報銷金額，直接納入財務報銷流程，導致東盟地區(qū)跨境差旅報銷金額激增。這種異?，F(xiàn)象很快引起高層關注，她被企業(yè)領導多次叫去談話，要求快速壓降低效、不合理、虛構、浪費的差旅報銷款。

由于提議招聘精通東盟國家語言的財務人員“被否”，劉穎只能讓所有出差東盟地區(qū)的員工在遞交當?shù)夭盥闷睋?jù)時，寫上自己名字、差旅報銷內(nèi)容與具體金額。一旦企業(yè)在第三方財務審計過程中發(fā)現(xiàn)票據(jù)“造假”，將對相關涉事員工追責。

她私下坦言，這種“事后監(jiān)督”做法未必見效——當企業(yè)通過第三方審計發(fā)現(xiàn)某些跨境差旅報銷票據(jù)“造假”時，相關涉事員工或已離職。

為了壓降跨境差旅開支，不少中資企業(yè)主要采取兩項舉措，一是讓“信得過”的海外國家當?shù)貑T工負責財務管理，因為他們熟悉當?shù)卣Z言與差旅報銷票據(jù)格式，可以識別其中的虛假及不合理“成分”；二是給海外業(yè)務部門一個固定的年度跨境差旅報銷額度上限，只要實際報銷金額不超過這個額度，企業(yè)對報銷票據(jù)實際用途“睜一眼閉一眼”。

但是，這兩種辦法的實際效果均差強人意。首先，部分海外國家當?shù)刎攧展芾砣藛T即便拿了高薪，也會“監(jiān)守自盜”，伙同當?shù)仄渌饧畣T工虛構差旅報銷票據(jù)套取大量報銷款，然后離職走人；其次，面對報銷額度上限管理，業(yè)務部門對跨境差旅報銷往往“先松后緊”，導致年度跨境差旅報銷額度很快耗盡，影響后續(xù)出海業(yè)務的拓展。

財務合規(guī)性管理挑戰(zhàn)

馬春荃告訴記者，由語言不熟悉所帶來的跨境差旅報銷票據(jù)識別核實難，僅僅是出海企業(yè)優(yōu)化財務管理的“冰山一角”。真正的考驗，是出海企業(yè)能否在落實海外當?shù)刎攧蘸弦?guī)性管理同時，實現(xiàn)有效控費。

當前各國地區(qū)針對企業(yè)財務管理的法規(guī)政策都在持續(xù)細化更新，涵蓋會計準則、稅務法規(guī)、可持續(xù)發(fā)展、跨境支付結算、數(shù)據(jù)安全與個人隱私保護等多個領域。這些法規(guī)及合規(guī)要求的復雜性與多變性，令出海企業(yè)財務部門需投入大量精力研究解讀當?shù)胤ㄒ?guī)及合規(guī)性做法，確保差旅報銷費控管理等各項財務管理活動合法合規(guī)。

“在實際操作過程中，中資出海企業(yè)由于理解偏差或未必及時關注當?shù)胤ㄒ?guī)變動，往往遭遇財務管理合規(guī)性風險?！瘪R春荃指出。

某國內(nèi)大型消費電子產(chǎn)品企業(yè)海外事業(yè)部負責人薛子祥對此深有體會。

在將產(chǎn)品銷往東盟國家地區(qū)同時，他所在的企業(yè)在馬來西亞、印尼等國家地區(qū)構建本地化的財務管理系統(tǒng)。但他很快發(fā)現(xiàn)，部分東盟國家對企業(yè)及員工的稅務申報要求相當嚴格，導致當?shù)仄髽I(yè)財務管理人員“隔三岔五”向總部了解當?shù)禺a(chǎn)品銷售數(shù)據(jù)與員工工資發(fā)放進展，作為稅務申報的重要依據(jù)。因此企業(yè)內(nèi)部重新調(diào)整部分財務流程，以配合海外業(yè)務機構的稅務申報工作。

“最讓我難受的，是東盟某些國家缺乏員工自行墊付差旅費用的習慣?！毖ψ酉橹毖?。這導致企業(yè)不得不向海外業(yè)務部門預支一大筆資金用于差旅，直接影響整體資金管理安排。

為了應對這些挑戰(zhàn)，劉穎也向不少出海企業(yè)財務人員請教解決方案。但她發(fā)現(xiàn)，出海企業(yè)的財務合規(guī)性管理，一直是“問題比辦法多”。

為了進一步壓降跨境差旅報銷費用，10月起劉穎所在的企業(yè)決定將財務部門業(yè)績獎金與跨境差旅報銷費控效果掛鉤，即財務部門在四季度將跨境差旅實際報銷金額控制在預算內(nèi)，每壓降1元報銷款，財務部門將得到0.2元獎金。

“過去一個月，這導致財務部門與員工的矛盾激化。”她指出。一是財務部門以財務合規(guī)性管理為由，向員工退還大量東盟地區(qū)使用當?shù)卣Z言書寫、格式怪異的出租車、餐飲等報銷票據(jù)，要求后者讓當?shù)胤杖藛T出具英文書寫、格式清晰的發(fā)票，否則將擱置相關票據(jù)報銷流程；但員工表示自己早已聯(lián)系不上當?shù)胤杖藛T，認為財務部門在刻意刁難自己；二是財務部門為了減少低效、不合理或浪費的報銷金額，對大額跨境差旅報銷票據(jù)拉長審核報銷操作時間，引發(fā)員工不滿，因為他們已自行墊付這些差旅費用，需盡早拿到報銷款償還房貸車貸。

德勤亞太審計與鑒證數(shù)字化賦能和AI主管合伙人金科告訴記者，若出海企業(yè)通過有效費控舉措，壓降低效、不合理、浪費、虛構的跨境差旅報銷支出，整體跨境差旅費用開支有望減少10%—20%。但這需要在員工與企業(yè)利益之間做好平衡。

傳統(tǒng)財務理念“重構”

為了落實跨境差旅費控及財務合規(guī)性管理，年初薛子祥引入了西方知名財務管理軟件公司的差旅管理SaaS解決方案。

他主要看重這款差旅管理SaaS解決方案的兩大特點，一是它熟悉各國的財稅政策及個人隱私信息保護舉措，在流程管理環(huán)節(jié)能幫助中資出海企業(yè)降低合規(guī)操作風險，二是它接入了眾多國家的本地商旅管理平臺，可以讓中資出海企業(yè)找到更具性價比的差旅酒店與出行方式，達到費控效果。

薛子祥很快發(fā)現(xiàn)，西方國家差旅管理SaaS解決方案的操作模式比較重，員工反映操作費時費力，體驗不夠好，此外它的收費較高，導致企業(yè)發(fā)現(xiàn)投入產(chǎn)出比偏低。

“企業(yè)高層希望差旅管理SaaS解決方案能實現(xiàn)至少1:3的投入產(chǎn)出比，即企業(yè)在差旅管理SaaS軟件每投入1元，實現(xiàn)至少3元的跨境差旅費用壓降，但西方國家的差旅管理SaaS解決方案的投入產(chǎn)出比最多在約1:2。”薛子祥透露。

馬春荃告訴記者，這讓境內(nèi)差旅費控管理SaaS解決方案看到“后來居上”的機會，其落腳點放在通過人工智能（AI）賦能提升用戶體驗。以當前出海企業(yè)頗感“頭疼”的跨境差旅票據(jù)識別核實為例，AI結合OCR與真?zhèn)巫詣域炞C技術，可以精準識別眾多國家格式不一、使用本地語言書寫的出租車、餐飲、酒店等差旅票據(jù)，讓財務人員無需熟練掌握當?shù)卣Z言與票據(jù)格式，就能快速了解這些票據(jù)的差旅信息與具體金額，大幅提升票據(jù)識別核實與財務合規(guī)性管理的工作效率。

此外，中資企業(yè)在積極布局“一帶一路”新興市場國家地區(qū)之際，對多幣種支付、多賬戶管理的需求與日俱增。境內(nèi)差旅費控管理SaaS解決方案能否與銀行加強合作，解決出海企業(yè)多幣種支付與多賬戶管理的操作瓶頸，也是打開局面的另一把鑰匙。

馬春荃表示，出海企業(yè)在跨境差旅費控及財務合規(guī)性管理方面能否取得良好成效，還取決于他們能否借助AI賦能與數(shù)智化思維，對傳統(tǒng)財務理念進行系統(tǒng)性重構。

“以往，傳統(tǒng)財務理念秉承經(jīng)驗優(yōu)先，高度依賴財務人員的個體判斷與歷史數(shù)據(jù)線性分析，而AI賦能與數(shù)智化思維強調(diào)數(shù)據(jù)優(yōu)先，通過機器學習與大數(shù)據(jù)建模，幫助出海企業(yè)實現(xiàn)對海外市場發(fā)展趨勢的前瞻性洞察，及時優(yōu)化跨境差旅費控等財務管理策略；此外，傳統(tǒng)財務理念聚焦事后核算，將工作重心放在交易完成后的賬務處理，AI賦能與數(shù)智化思維追求實時管理，通過智能系統(tǒng)實現(xiàn)費用報銷的自動化審批與預算動態(tài)調(diào)整，從而落實業(yè)財融合，助力出海企業(yè)的全球化布局取得更大成效?！彼治稣f。

（作者 陳植）

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陳植

長期關注銀行、保險、外匯、黃金、企業(yè)出海、科技金融、產(chǎn)融結合等領域報道，敏銳深入洞察全球經(jīng)濟趨勢與中國經(jīng)濟前景。