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面對現(xiàn)實(shí)

內(nèi)部審計(jì)在許多公司和單位中仍然面臨著一些負(fù)面的刻板印象。內(nèi)部審計(jì)師常常被視為不受歡迎的存在，他們的到來可能會引起審計(jì)客戶的疑慮，讓人感覺到一種被監(jiān)視的壓力，甚至擔(dān)心會被抓到把柄。

盡管這種不信任感往往是基于對職責(zé)范圍的誤解，但有時(shí)候，我們內(nèi)部審計(jì)師在不經(jīng)意間使用的某些詞匯和短語也可能無意中加深這種負(fù)面看法。

這些看似專業(yè)的用語實(shí)際上可能激起審計(jì)客戶的負(fù)面情緒，甚至導(dǎo)致敵對態(tài)度的形成。我們有時(shí)并未意識到這些詞匯的使用實(shí)際上可能在助長這種不和諧的氛圍。

言辭的選擇極為重要，尤其是對于內(nèi)部審計(jì)師來說，精確和謹(jǐn)慎的用語是其專業(yè)行為的一部分。然而，像其他專業(yè)人士一樣，審計(jì)師也可能無意中頻繁使用行業(yè)術(shù)語。這些術(shù)語已經(jīng)變得如此普遍，以至于我們可能未能充分考慮它們對非專業(yè)人士的實(shí)際含義。我們?nèi)粘５恼Z言習(xí)慣可能導(dǎo)致他人對這些詞匯的解釋與我們的初衷相去甚遠(yuǎn)。

考慮到這一點(diǎn)，以下是七個(gè)我們作為內(nèi)部審計(jì)師需要仔細(xì)思考的詞匯。我們應(yīng)當(dāng)更加謹(jǐn)慎地使用這些詞匯，甚至可能需要將它們從我們的常用詞匯表中剔除，以避免可能的誤解或負(fù)面反響。

01

發(fā)現(xiàn)

“發(fā)現(xiàn)”這個(gè)詞在內(nèi)部審計(jì)的語境中經(jīng)常被用來描述審計(jì)過程中識別出需要報(bào)告的事項(xiàng)，無論是書面報(bào)告還是口頭匯報(bào)。然而，仔細(xì)想想，我們的審計(jì)觀察通常并不涉及發(fā)掘那些藏在暗處、需要極高技巧才能揭示的信息。使用“發(fā)現(xiàn)”一詞可能會不經(jīng)意間傳達(dá)出一種探險(xiǎn)家的印象，仿佛審計(jì)師是在揭露某些被故意隱藏的事實(shí)。

這樣的表達(dá)可能會使審計(jì)客戶感到自己的工作被輕視，或者他們的努力沒有被充分認(rèn)可，尤其是當(dāng)我們報(bào)告的內(nèi)容其實(shí)是他們直接向我們透露的信息時(shí)。想象一下，如果有人在參觀你家后告訴你他們“發(fā)現(xiàn)”了需要清潔的地毯和家具，你可能會覺得這是對你家務(wù)管理能力的不公評價(jià)，甚至不太可能再邀請這樣的訪客。

為了避免這種負(fù)面的感覺，考慮使用“觀察”、“結(jié)論”或“狀況”等詞匯替代“發(fā)現(xiàn)”。這些詞匯可能更能促進(jìn)組織內(nèi)的正面交流，也不會讓審計(jì)客戶感覺自己被指控隱藏信息或未能注意到某些問題。這種用詞的調(diào)整可以幫助建立更加和諧的審計(jì)關(guān)系，讓雙方都感覺到被尊重和理解。

02

“弱點(diǎn)”

在審計(jì)過程中，當(dāng)我們指出存在的問題時(shí)，我們有時(shí)會用一個(gè)可能引起不安的詞匯“弱點(diǎn)”來描述。雖然對于與SOX（薩班斯-奧克斯利法案）等相關(guān)工作中未能發(fā)揮作用的內(nèi)部控制問題，使用“控制弱點(diǎn)”這一術(shù)語在技術(shù)上可能是必要的，但在涉及其他觀察結(jié)果時(shí)，我們應(yīng)盡可能避免使用“弱點(diǎn)”一詞。

想象一下，在審計(jì)期間，您走進(jìn)一位經(jīng)理的辦公室，并開始討論：“對不起，如果您有幾分鐘時(shí)間，我想回顧一下在審計(jì)您所在區(qū)域時(shí)我們發(fā)現(xiàn)的一些弱點(diǎn)?！边@樣的開場白幾乎肯定會引起對方的防備。這種用詞類似于批評某人的孩子在外觀或社交能力上有所不足，可能會觸動(dòng)管理者的自尊心，引發(fā)強(qiáng)烈的防御反應(yīng)。

同理，“缺陷”這一詞匯也同樣可能產(chǎn)生不良反響。因此，我們或許可以使用“機(jī)會”或“需關(guān)注的事項(xiàng)”來代替“弱點(diǎn)”。甚至使用“挑戰(zhàn)”或“困難”這樣的詞匯也可能會得到審計(jì)客戶更積極的反應(yīng)。這種語言的微調(diào)可以幫助構(gòu)建更加積極的對話氛圍，降低潛在的對抗性，從而促進(jìn)更有效的溝通和問題解決。

03

“材料”

“材料”這個(gè)詞在審計(jì)語言中具有深遠(yuǎn)的意義和重要性，盡管它的確切量化可能頗具挑戰(zhàn)。它通常用于指出某些事項(xiàng)的重要性，如SOX法規(guī)中的“實(shí)質(zhì)性缺陷”。當(dāng)事情被標(biāo)記為“材料”，它通常意味著該事項(xiàng)具有相當(dāng)?shù)闹匾浴?/p>

然而，當(dāng)我們向某物的所有者表達(dá)我們需要討論一個(gè)“材料”事項(xiàng)時(shí)，可能引起的自然反應(yīng)是懷疑、否認(rèn)和防御。這是因?yàn)椤安牧稀币辉~攜帶了一種緊迫性的暗示，可能讓人感覺到即將面臨重大問題。例如，如果你因?yàn)椴贿m去看醫(yī)生，醫(yī)生說需要討論一些“實(shí)質(zhì)性”問題，你可能會立即感到防御和不安。

“材料”一詞還承載了重要的法律含義，特別是在美國證券交易委員會的定義中，它關(guān)聯(lián)到?jīng)Q定投資者的投資決策的重要性。盡管在法律語境中謹(jǐn)慎使用此詞至關(guān)重要，但它的日常使用可能導(dǎo)致誤解，給審計(jì)客戶留下其他方面工作不重要的印象，這并非我們想要傳達(dá)的情感。

因此，在溝通或撰寫時(shí)，如果沒有必要使用“材料”或“重大”這樣的詞匯，我們可以考慮使用不同的語言。例如，可以說：“嘿，有一些重要的事項(xiàng)我希望你在方便時(shí)能處理一下?！被蛘?，“讓我們關(guān)注一下幾個(gè)特別值得注意的問題?！边@樣的表達(dá)方式可能更加溫和，不會引起不必要的緊張或防御態(tài)度，除非在法律或規(guī)定上確實(shí)需要使用“材料”一詞。

04

“披露”或“揭露”

如同“發(fā)現(xiàn)”一詞，"披露"或"揭露"也帶有一種暗示：問題是被隱藏的，只有依靠內(nèi)部審計(jì)師近乎超能力的技巧才得以發(fā)現(xiàn)。確實(shí)，有些情況下，問題可能確實(shí)被有意或無意地隱藏，這時(shí)內(nèi)部審計(jì)師的工作就變成了揭示真相。然而，這種情況并不多見。

盡管如此，我們?nèi)匀怀３Ｊ褂眠@些術(shù)語。例如，我們可能會說："根據(jù)我們的測試，結(jié)果顯示......"或者"經(jīng)過對該地區(qū)的審查，我們發(fā)現(xiàn)......" 如果你的客戶確實(shí)在有意地隱瞞事實(shí)，（更多內(nèi)容可關(guān)注公眾號CIA內(nèi)審師小站）想要全面披露這些信息，那使用這種語言是合適的。但大多數(shù)情況下，客戶并不是這樣，而且你希望未來能與他們繼續(xù)合作。

想象一下，如果你聘請的外部團(tuán)隊(duì)來進(jìn)行質(zhì)量保證審計(jì)，并開始向所有人口頭和書面形式披露他們在你的部門發(fā)現(xiàn)的問題。你會有什么感覺？“披露”一詞暗示了之前有秘密，而現(xiàn)在你正在把不好的事情公之于眾。

因此，我們可能需要重新考慮使用“公開”和“未揭露”的表達(dá)方式。更好的選項(xiàng)可能包括：“與管理層共同確定......”、“在充分評估證據(jù)后，我們得出以下結(jié)論......”或者“我們的測試表明......”等。避免使用“揭示”作為替代詞，因?yàn)樗瑯訋в胁焕暮x。通過使用這些替代表達(dá)，我們可以更加公平地呈現(xiàn)審計(jì)結(jié)果，減少可能引起的防御反應(yīng)或誤解。

05

“入口”和“出口”

“入口”和“出口”是傳統(tǒng)的術(shù)語，用于描述審計(jì)過程的開始和結(jié)束階段，通常被稱為“入門會議”和“退出會議”。這些術(shù)語準(zhǔn)確地描述了其各自的階段：審計(jì)的啟動(dòng)和審計(jì)結(jié)果的最終討論。然而，我想提出一個(gè)問題：這場審計(jì)是否真的標(biāo)志著你與這些人的唯一接觸？

理想情況下，與審計(jì)客戶的關(guān)系應(yīng)該是持續(xù)的，全年都有互動(dòng)，至少是偶爾的交流。如果這樣，那么就不存在真正的“入口”和“出口”，因?yàn)檫@種合作關(guān)系并非一次性的事件，而是持續(xù)的交流。正如歌曲《加州旅館》所描述的那樣，你可能“永遠(yuǎn)不會離開”。而且，如果你的關(guān)系管理得當(dāng)，他們會對持續(xù)的合作關(guān)系感到高興。

這些傳統(tǒng)術(shù)語可能暗示了一種有明確起止點(diǎn)的周期性項(xiàng)目，這在過去的審計(jì)實(shí)踐中更為常見，那時(shí)建立長期關(guān)系可能不是主要關(guān)注點(diǎn)。因此，我們可能需要重新考慮使用“入口會議”和“出口會議”這樣的命名，轉(zhuǎn)而使用聽起來更具合作和持續(xù)性質(zhì)的名稱。例如，可以在項(xiàng)目開始時(shí)召開“項(xiàng)目啟動(dòng)會議”，在結(jié)束時(shí)召開“項(xiàng)目總結(jié)會議”或類似的活動(dòng)。此外，如果你的組織正在向敏捷實(shí)踐轉(zhuǎn)型，那么所有關(guān)于“入口”和“出口”的概念可能都將變得不再相關(guān)。這種語言的更新可以更好地反映審計(jì)工作的持續(xù)和動(dòng)態(tài)性質(zhì)，促進(jìn)與客戶之間的長期合作關(guān)系。

06

“咨詢”

在1999年，國際內(nèi)部審計(jì)師協(xié)會（IIA）提出了一個(gè)廣泛認(rèn)可的內(nèi)部審計(jì)定義，將其描述為一項(xiàng)“旨在增加價(jià)值的獨(dú)立、客觀的保證和咨詢活動(dòng)……”。當(dāng)時(shí)，將“咨詢”作為定義的一部分被看作是一種創(chuàng)新，意味著內(nèi)部審計(jì)不僅提供保證服務(wù)，還可以作為顧問發(fā)揮作用。這在當(dāng)時(shí)無疑是一個(gè)激動(dòng)人心的轉(zhuǎn)變。

然而，隨著時(shí)間的推移，“咨詢”這個(gè)詞逐漸失去了其初衷的積極意義。我們開始更頻繁地使用“建議”這個(gè)詞，以期降低“咨詢”可能帶來的某些負(fù)面聯(lián)想。雖然有些人可能會指責(zé)咨詢行業(yè)使得“咨詢”一詞帶有了負(fù)面色彩，但這并非我們討論的主要焦點(diǎn)。

真正重要的是，我們所有人都希望成為值得信賴的顧問，這是一種標(biāo)志性的、備受尊重的地位。在我們努力成為這樣的顧問的過程中，或許我們應(yīng)當(dāng)重新思考如何使用“咨詢”這個(gè)詞。實(shí)際上，盡管你的客戶可能期待與你進(jìn)行“咨詢”，他們更可能期望得到的是具體的“建議”。因此，在交流中采用“建議”這一術(shù)語可能更能準(zhǔn)確反映我們的角色和意圖，幫助我們建立作為信賴顧問的形象。這樣的用詞選擇不僅能更好地表達(dá)我們的專業(yè)服務(wù)，也有助于加強(qiáng)與客戶的信任關(guān)系。

07

“滿意”

“滿意”這個(gè)詞在內(nèi)部審計(jì)中通常被用作一種保守的表達(dá)，意在避免對審計(jì)結(jié)果作出過于樂觀的承諾。我們可能會評估許多方面，然后基于這些評估得出結(jié)論。在這個(gè)過程中，盡管情況可能遠(yuǎn)比“滿意”更為積極，我們?nèi)詢A向于使用這種中性或略帶保留的詞匯來形容結(jié)果，如“令人滿意”、“需要改進(jìn)”或“不滿意”。

然而，設(shè)想一下自己位于接收端的情形。假設(shè)你在某項(xiàng)目上投入巨大努力，期望能獲得極高的評價(jià)，但最終僅被告知成果是“令人滿意”。這種評價(jià)可能會感覺像是一記沉重的打擊，因?yàn)槟愕呐χ猾@得了一種平庸的認(rèn)可，這可能令人沮喪。

我們需要記住，“滿意”一詞通常意味著“足夠好”或“可接受”，但并不代表“出色”或“卓越”。確實(shí)，我們有時(shí)出于各種原因?qū)ⅰ傲钊藵M意”作為我們審計(jì)的最高評價(jià)。然而，我們或許應(yīng)當(dāng)更加大膽，信賴自己的評估，并在適當(dāng)?shù)臅r(shí)候給予比“令人滿意”更高的評價(jià)。不要害怕明確表達(dá)某事物的卓越、優(yōu)良、有效運(yùn)作或超越預(yù)期。

08

作為內(nèi)部審計(jì)師，我們常用這些詞匯有許多合理的解釋和理由，這些用詞習(xí)慣經(jīng)過時(shí)間的考驗(yàn)，一直被使用。然而，如果我們從客戶的視角重新考慮這些詞匯的聲音、實(shí)際意義以及它們可能給聽者帶來的印象，我們可能會發(fā)現(xiàn)它們并不是最佳選擇。感知即現(xiàn)實(shí)。如果我們想要改變外界的感知，改變我們的用詞可能是一個(gè)有效的方法。簡而言之，應(yīng)直接明了地表達(dá)你的意思。

— THE END —

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