下文針對“政策法規(guī)、產(chǎn)品功能、使用場景、糾紛處理、跨國企業(yè)勞動(dòng)合同簽署、產(chǎn)品選擇”等8個(gè)HR最關(guān)心的人事電子簽章問題進(jìn)行一一解答，幫助中大型組織快速掌握電子簽章在人事工作中的應(yīng)用要點(diǎn)，高效、安全、合規(guī)使用電子簽章。

“人事管理”作為組織的核心管理模塊也是電子簽章技術(shù)應(yīng)用最早、場景最多的一項(xiàng)業(yè)務(wù)。在中大型組織平均每十家公司可能有九家的HR都在用電子勞動(dòng)合同。

一圖說清為什么中大型組織的HR都在用電子簽章?

1、電子勞動(dòng)合同受法律保障嗎？全國各個(gè)省市都認(rèn)可嗎？

答：根據(jù)《民法典》第四百六十九條規(guī)定，當(dāng)事人訂立合同，可以采用書面形式。而書面形式包括了數(shù)據(jù)電文，也就是電子合同，這為在線簽署勞動(dòng)合同奠定了法律基礎(chǔ)。

2020人社部相繼發(fā)布《關(guān)于訂立電子勞動(dòng)合同有關(guān)問題的函》以及《電子勞動(dòng)合同訂立指引》，明確：“用人單位與勞動(dòng)者協(xié)商一致，可以采用電子形式訂立書面勞動(dòng)合同。

采用電子形式訂立勞動(dòng)合同，應(yīng)當(dāng)使用符合《電子簽名法》等法律法規(guī)規(guī)定的可視為書面形式的數(shù)據(jù)電文和可靠的電子簽名（即：真實(shí)身份、真實(shí)意愿、內(nèi)容防篡改）。因此，按照法律法規(guī)要求簽署的電子勞動(dòng)合同受法律保護(hù)、有法律效力。

目前，北京、上海、山東、杭州、深圳、福建、海南、廣東、江蘇、遼寧、吉林、河南、云南、長沙、浙江等全國50多個(gè)省市人社局都已紛紛發(fā)布文件、推廣應(yīng)用電子勞動(dòng)合同，延續(xù)了30多年的紙質(zhì)勞動(dòng)合同逐步進(jìn)入電子化時(shí)代，目前除部分偏遠(yuǎn)地區(qū)外，電子勞動(dòng)合同在全國已經(jīng)普遍被認(rèn)可。

2、電子簽章可以在哪些人事場景中使用

答：可以通過電子簽章的應(yīng)用搭建符合“企業(yè)內(nèi)部單方蓋章、員工單簽、企業(yè)與員工雙簽、協(xié)議文件三方簽署等”多種需求的電子簽署場景，滿足人事入、轉(zhuǎn)、調(diào)、離全生命周期過程中的各類合同、證明、協(xié)議、函件、通知等文件簽字蓋章場景。

3、有哪些特色電子簽功能可以幫助HR提升效率？

·HR智能語音助手：

按需打造語音智能助手，只需簡單的幾輪對話就能幫助HR智能起草一份勞動(dòng)合同、審查合同內(nèi)容是否存在風(fēng)險(xiǎn)，簡化操作、更高效。

·AI智能起草合同：

勞動(dòng)合同、各類協(xié)議書、申請表、證明只需簡單輸入關(guān)鍵詞，系統(tǒng)自動(dòng)根據(jù)信息快速補(bǔ)充文本內(nèi)容，高效生成一份專業(yè)的電子文件范本。

·批量發(fā)起簽署/蓋章：

新員工入職、續(xù)簽等簽署量較大的場景中，為HR提供批量操作服務(wù)，支持批量導(dǎo)入員工信息、千份合同可一次生成、一鍵發(fā)起、一鍵蓋章，無需重復(fù)操作，更方便。

·智能掃碼簽：

針對招聘會(huì)現(xiàn)場簽約等需要提前準(zhǔn)備合同的場景，直接將千份電子合同文件裝入二維碼，無需提前打印，現(xiàn)場手機(jī)一掃即可獲取合同、移動(dòng)簽約，輕便又快捷。

·人事文件智能模板庫：

為不同人事文件提前預(yù)設(shè)模板，草擬合同、協(xié)議、證明可一鍵套用，自動(dòng)生成。

·證明等格式文件自動(dòng)蓋章：

證明、常規(guī)合同等格式化蓋章文件，可以通過“靜默簽署授權(quán)”實(shí)現(xiàn)審批后自動(dòng)添加電子印章，實(shí)現(xiàn)員工自助辦理，無需HR投入過多精力。

·智能收集入職人員材料：

只需在簽約流程附件中設(shè)置好需要上傳的資料信息，員工簽約的過程中按需上傳電子資料，系統(tǒng)自動(dòng)完成材料收集歸檔，無需HR手動(dòng)整理。

4、我們已經(jīng)部署的HRM軟件可以接入電子簽章嗎？

答：有些電子簽章廠商可以提供軟件集成服務(wù)，用戶將電子簽章軟件接入自己的管理系統(tǒng)中。比如契約鎖電子簽章可以提供API接口集成、SDK集成、主動(dòng)集成以及被動(dòng)集成等多種集成方案，可以快捷接入組織現(xiàn)有的HRM人力資源管理系統(tǒng)中，為各類人事場景提供電子簽章、身份認(rèn)證服務(wù)，真正實(shí)現(xiàn)人事流程審批、文件簽署、數(shù)據(jù)歸檔全程數(shù)字化管理。

5、使用電子勞動(dòng)合同如果發(fā)生糾紛法院認(rèn)可嗎？如何取證？

答：依法訂立的電子勞動(dòng)合同具有法律效力，法院通常會(huì)認(rèn)可，但是必須滿足以下條件：

·內(nèi)容合法：需包含《勞動(dòng)合同法》規(guī)定的必備條款，且不違反法律法規(guī)。

·技術(shù)合規(guī)：通過具備身份認(rèn)證、電子簽名、數(shù)據(jù)防篡改等功能的平臺(tái)簽署，確保合同生成、存儲(chǔ)、傳輸過程真實(shí)、完整、可追溯。

·雙方意愿：用人單位與勞動(dòng)者協(xié)商一致，且簽署過程能證明雙方真實(shí)意愿。

6、如果涉及跨國員工，能使用電子簽章嗎？有效性能否被認(rèn)可？

答：從法律層面來說電子簽章在全球都是受法律認(rèn)可的，比如國內(nèi)有《電子簽名法》，美國地區(qū)有《ESIGN法案》、歐盟有《電子ID和信任服務(wù)條例（eIDAS）》，所以無論是國內(nèi)簽還是涉及跨國員工需要跨國簽，只要電子簽章符合當(dāng)?shù)貙τ诳煽侩娮雍炚碌姆梢缶捅灰暈楹戏ê弦?guī)。

目前，針對此類跨國簽署需求，契約鎖與Docusign等國際知名的電子簽章服務(wù)商合作，共同為用戶提供符合當(dāng)?shù)胤梢蟮目鐕娮雍炇鸱?wù)，滿足跨國組織人事電子簽約需求。

7、相比于紙質(zhì)勞動(dòng)合同電子勞動(dòng)合同有哪些優(yōu)勢？

答：電子勞動(dòng)合同采用線上全程數(shù)字化管理，不僅省去了紙張、打印、快遞傳輸?shù)瘸绦颍档统杀?，還能在電子簽章平臺(tái)的技術(shù)保障下實(shí)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)防范。

同時(shí)契約鎖電子簽章平臺(tái)支持PC、APP、小程序以及手機(jī)短信簽等多種簽署方式，讓電子勞動(dòng)合同隨時(shí)隨地可以審批、簽署，使用更加靈活高效。

8、如何選擇適合人事場景的電子簽章軟件？

答：用戶需要綜合考慮自己的簽署需求選擇合適的產(chǎn)品，比如需要與HRM軟件集成、員工規(guī)模如何、場景是單一的勞動(dòng)合同，還是覆蓋人事全過程的文件。

如果是單一場景并且不需要集成可以選擇電子簽約云平臺(tái)，如果是央國企或者政府機(jī)關(guān)等對于信息安全要求高的組織可以選擇本地化部署，而中大型組織場景多、需要與HRM系統(tǒng)集成則可以選擇私有化電子簽章。