兩年前我寫下這篇《Notion 10 年發(fā)展史》，試圖為這個工具做一番總結(jié)，但今日再看已經(jīng)略顯尷尬，洋洋灑灑萬字有余，但可能無法概括 Notion 今天能力上限的十分之一。這兩年里，中文模式順利上線、數(shù)據(jù)庫全面增強、AI 能力進一步滲透，Agent 模式正在鋪開，連離線模式都已經(jīng)正式到來。

作為一名七年老用戶，我見證了 Notion 從一個小眾工具成長為如今生產(chǎn)力巨頭的全過程，實在頗有感慨。因此今天我想和你分享，為何在做了這么多期筆記軟件測評后，Notion 會成為我最高頻使用的筆記類工具，我都有哪些心得體會？

另外本文除了會分享我的 Notion 經(jīng)驗，還將是一次 Notion 付費模板的設(shè)計思路介紹。這套模板現(xiàn)已加入少數(shù)派共創(chuàng)計劃，歡迎掃描下方二維碼了解詳情。

為什么選擇 Notion自由設(shè)計流程的權(quán)利

一切可以在后臺靜默生產(chǎn)的自動化流程，對我來說都有無窮的吸引力。

我喜歡看工廠的罐裝流水線、喜歡在戴森球游戲里折騰萬糖自動化、喜歡視頻長尾流量所能帶來的睡后增長，雖然不多，但也算有。很多時候只要做好必要的流程鋪墊，你只需開動機器耐心運轉(zhuǎn)，收獲自會到來，這種感覺非常美妙。

而 Notion 在思考、創(chuàng)作與管理維度，也可以成為這樣的自動化流程搭建機器，并且所有功能開箱即用，你不需要折騰任何第三方工具，也不必?fù)?dān)心幾年之后它可能失去插件作者的維護。

基于 Notion 功能塊的同步特性、數(shù)據(jù)庫分身視圖的智能篩選、自動化模塊的流程組裝，以及函數(shù)字段的自動計算，我可以在 Notion 里搭建出形態(tài)極其豐富的自動化工作流，這讓它遠遠超出了尋常筆記軟件所能定義的范疇。

嚴(yán)格來講，Notion 并非是筆記軟件，它其實是一個可以用來創(chuàng)造工具的工具。

只要你的交互對象是文本、音像或者數(shù)據(jù)，那么 Notion 就有充分的能力去創(chuàng)造、去模擬出與之匹配的流程、工具，或者說 App。它以一種相當(dāng)簡潔明快的方式，把自由設(shè)計流程的權(quán)利交給了我：創(chuàng)建區(qū)塊、拖動組裝，完成設(shè)計。

如果你還具備一點折騰和研究的能力，Notion 基于關(guān)聯(lián)關(guān)系（Relation）和函數(shù)字段，也可以設(shè)計出花樣繁多的個性化報表，并且函數(shù)字段無需訂閱付費方案，免費用戶也可以無限制使用。

當(dāng)然，Notion 作為云端產(chǎn)品的最大問題就是，幾乎所有功能都依托于網(wǎng)絡(luò)。你必須在意的是，把自己的「工廠」搭建在別人家里，可靠性從何而來？如果因為「堵車」有可能連自己的家都回不了，那么何必自找苦吃？

所以我的觀點是，所有的選擇都是在權(quán)衡利弊。

至少在 Notion 進入中國之前，它的訪問速度因人而異。我既無法說服你，也無法說服自己 Notion 是百分百安全的云端工具，但我愿意相信 Notion 作為百億美元估值、并且仍在飛速增長的企業(yè)，它的安全冗余足以抵消我對數(shù)據(jù)安全的顧慮，特別是 V1 版本的離線模式已經(jīng)上線，未來還會有更完善的 V2、V3 版本，這點官方已經(jīng)確認(rèn)。

透視帶來安全感

如果你和我一樣對「整齊」有著無法抗拒的偏好，對「混亂」存在恐懼，如果外部世界對你來說是不可預(yù)測的，任務(wù)會突然涌現(xiàn)、靈感會轉(zhuǎn)瞬即逝、計劃會被隨時打亂，如果這種不確定性是你焦慮的根源，那么在 Notion 的數(shù)據(jù)庫里，一切都可以被規(guī)整、被計劃，被量化，這對我來說是一種莫大慰藉。

因為視圖即透視，透視才能從一片混亂中找到重點。這種從不同維度、不同條件，對同一組數(shù)據(jù)進行篩選、透視、切片以及自動化響應(yīng)的能力，是 Notion 的殺手锏，也是這么多年來讓我覺得它無可替代的重要原因之一。

即便 Obsidian 最近適時地推出了 Base 功能，但我認(rèn)為它至少現(xiàn)階段只能算是更好用的、更適合新手的可視化版的 Dataview 插件，離 Notion 的數(shù)據(jù)庫還有一眼望不到頭的距離，正如 Notion 目前堪堪可用的離線模式一樣，雙方可以互道一句彼此彼此。

但飛書多維表格一樣能打標(biāo)簽、一樣能過濾、篩選、透視，它和 Notion 有什么不同？

多維表格的本質(zhì)還是表格，它只能對單元格所在的行和列進行組織和透視，無法實現(xiàn)類似「將行打開為頁面」的需求。而 Notion 的功能（區(qū)塊）容器是頁面，數(shù)據(jù)庫是對頁面的立體組織和透視。

打個比方，Notion 的數(shù)據(jù)庫就像一個多層書柜，每個抽屜都存放著獨立的頁面（Page），而每個頁面內(nèi)又可以嵌套新的書柜（Database），形成無限遞歸的信息結(jié)構(gòu)。因此飛書多維表格與 Notion 數(shù)據(jù)庫在使用體驗上是完全不同的兩個產(chǎn)品。

我的 Notion 心得

我越來越覺得，在「差生文具多」這句話所能掃射到的某一類人群中，包括我在內(nèi)，我們追求的「效率」有時候是一種副產(chǎn)品。我難以容忍信息是孤立的、反饋是滯后的、流程是割裂的、生態(tài)是隔離的，因此我追求的更多是統(tǒng)一的秩序所能帶來的安全感，而效率上的提升則是達到身心和諧后所能帶來的獎勵。

基于此，我將把自己七年的使用經(jīng)驗，與我從自己的 Notion 課程上千條讀者問答中觀察到的用戶痛點結(jié)合起來，提煉出總計九條心得感悟，這些感悟也是我設(shè)計 FLO.W 模板的核心準(zhǔn)則，希望這套模板能夠幫助你建立一個穩(wěn)定、可靠且不內(nèi)耗的思考、行動與管理框架。

三個長期策略

在大量的觀察中，我發(fā)現(xiàn)很多人用 Notion 時會陷入相似的陷阱，要么過度追求復(fù)雜的系統(tǒng)設(shè)計，要么被瑣碎的細(xì)節(jié)所困擾。因此我總結(jié)了使用 Notion 的三個長期策略，可以盡量減少 Notion 后期很容易出現(xiàn)的系統(tǒng)混亂問題。

一、做建筑師，不做室內(nèi)設(shè)計

建筑師主要關(guān)注的是地基穩(wěn)不穩(wěn)、承重結(jié)構(gòu)牢不牢、框架動線合不合理，而室內(nèi)設(shè)計師則需要更多關(guān)注細(xì)節(jié)體驗、選色選材、設(shè)計光影，Notion 新手很容易代入到后者的角色中。

那個時候我也會沉迷于更換圖標(biāo)、尋找精美封面、研究配色、調(diào)試第三方小組件，試圖把 Notion 裝點成一個精致的小屋。然而正是這些所謂的「情緒價值」在持續(xù)不斷地侵蝕我的注意力，所有的元素都在告訴我：「看，這里多漂亮」，而不是「來，請開始工作」。

因此在我的 FLO.W 模板設(shè)計中，我不需要在筆記里顯示天氣或者人生倒計時，不需要放滾動的相冊或者五彩繽紛的時鐘，我更需要的是清晰的結(jié)構(gòu)和流暢的體驗上，而不是占用心智帶寬的裝飾品。

二、建小房子，不蓋摩天大樓

Notion 數(shù)據(jù)庫和頁面的無限縱深，很容易誘使我們往一個頁面里塞進太多東西。

我曾為此沾沾自喜，以為把所有數(shù)據(jù)庫都放在一個頁面里，滾動鼠標(biāo)時那種深不見底的感覺就是「強大」的證明。但這是一種錯覺，臃腫的單頁只會帶來無盡的滾動和視覺負(fù)擔(dān)。例如下圖就是很久以前，我用 Notion 構(gòu)建的「一頁」系統(tǒng)。

現(xiàn)在我更推崇「聯(lián)排別墅」式的布局，讓每個核心功能模塊（任務(wù)、項目、筆記等）都有自己獨立的一頁。這樣即使在筆記本屏幕上顯示，鼠標(biāo)也只需要滾動一到兩次，就可以完整查看當(dāng)前模塊的所有內(nèi)容。

同時利用 Notion 的同步塊功能，我在模板內(nèi)部構(gòu)建起了四通八達的頂部導(dǎo)航欄。我可以非常自信地說， 這是一種比側(cè)邊目錄更高效的導(dǎo)航方式。你可以訪問我的模板主頁，實際體驗一下導(dǎo)航欄的跳轉(zhuǎn)效果。

https://leon21.notion.site/FLO-W-2260e68aa046807bb77cfdf37e83f766

三、擁抱雜物間，接受不完美

也許你剛剛放棄了某款筆記軟件，帶著不過是從頭再來的決心看向 Notion，希望這一次能夠建立一個足夠完美、永遠不會被拋棄的筆記系統(tǒng)。

但事實上，沒有哪個系統(tǒng)能夠永遠完美，越是精密就越是容易失去穩(wěn)定，因此不論是電子筆記庫還是你的真實辦公桌面，不必苛求每個地方都整齊有序，允許一定程度的混亂存在是有必要的，因為熵增是一種必然。

因此你可以適當(dāng)創(chuàng)建一些用于收納雜物的 Inbox 頁面

或者給自己的數(shù)據(jù)庫創(chuàng)建類似Inbox、收集之類的標(biāo)簽，這樣能給很多突然的想法一些緩沖的余地。

一個好的系統(tǒng)，應(yīng)該能適當(dāng)?shù)厝菁{你的混亂，而不是要求你時刻保持完美。最重要的是，Notion 現(xiàn)在的中文搜索效果其實已經(jīng)有了長足的進步，大多數(shù)時候我都能直接搜到自己想要的筆記，所以你不必過于擔(dān)心記的筆記找不到了。

三個承重基座

如果把 Notion 系統(tǒng)比作搭建一座大廈，那么「承重墻」就是那些一旦移除，整個系統(tǒng)就會坍塌的核心原則。我在 FLO.W 模板中設(shè)計了三個這樣的承重基座，它可以讓一個 Notion 系統(tǒng)長期穩(wěn)定、且不那么令人痛苦地運行下去。

一、克制的層級數(shù)量

頁面和數(shù)據(jù)庫的層層嵌套是 Notion 的魅力所在，但你也很容易因此迷失在層巒疊嶂的頁面跳轉(zhuǎn)中。大腦畢竟不是電腦，太深的路徑會帶來「我在哪」的導(dǎo)航焦慮。只有位置固定、層級夠淺，才能夠?qū)崿F(xiàn)快速輸入或者快速定位。

為了實現(xiàn)「減少跳轉(zhuǎn)次數(shù)」的目標(biāo)，我在 FLO.W 系統(tǒng)中只設(shè)計了三個層級，從「主頁」到任意「細(xì)分功能模塊」只需要點擊兩次即可到達。并且你可以通過頂部導(dǎo)航欄，在任意頁面點擊一次就能回到主頁。

這種克制的層級設(shè)計，最終目的是為了能夠構(gòu)建一個高效的「信息過濾器」。

一個好的系統(tǒng)，不應(yīng)該把所有信息都平均地鋪在你面前，它必須能在正確的時間，以正確的形式，為你呈現(xiàn)恰到好處的信息量——既不能太多讓你不知所措，也不能太少讓你無法決策。而合理的層級結(jié)構(gòu)，就是實現(xiàn)這種過濾的最核心手段。通過對信息進行分層，來定義不同層級的優(yōu)先級和可見性。

因此當(dāng)你開始構(gòu)建自己的 Notion 系統(tǒng)時，我建議你優(yōu)先思考的，不是「我有多少信息要放」，而是「我在什么時候，需要看到哪些信息」?；谶@種思考，F(xiàn)LO.W 系統(tǒng)的三層結(jié)構(gòu)，實際上就是一套逐級遞進的信息過濾系統(tǒng)，希望能給你一些參考。

第一層主頁，高優(yōu)先級過濾器

這一層存在的目的，是讓 Notion 能夠自動篩選出今天你最需要關(guān)注的幾件事，以此幫你過濾掉 90% 的次要信息。

首先你可以選定幾個你最常訪問的數(shù)據(jù)庫，例如任務(wù)數(shù)據(jù)庫、筆記數(shù)據(jù)庫，然后在主頁創(chuàng)建鏡像視圖，再添加篩選條件，過濾出你每天早上最需要重點關(guān)注幾項信息，例如「今日任務(wù)」或者「本周筆記」等。

主頁設(shè)計最好要足夠簡潔，不要堆砌太多的功能模塊，否則只會擾亂你的注意力，并且會延長每次打開的加載時間。你可以訪問我的公開主頁，實際體驗一下這第一層的主頁效果。

第二層核心模塊，場景過濾器

當(dāng)你從主頁進入任何二級模塊，比如【任務(wù)管理】，你就啟動了第二層過濾。

我把 80% 的使用場景，都固化在了這第二層，確保能在兩次點擊內(nèi)完成絕大多數(shù)的日常操作。建議你觀察自己一周內(nèi)最常重復(fù)的操作，然后提前設(shè)置好數(shù)據(jù)庫視圖篩選，這樣就可以極大程度提高每天的工作效率。

第三層細(xì)分功能，個性化過濾器

這一層是為那 20% 的更具體、更細(xì)分的需求準(zhǔn)備的。當(dāng)你需要查看「所有已完成但未復(fù)盤的任務(wù)」或者「某個特定項目的逾期任務(wù)」時，你可以進入到這第三層中。

這里的視圖，是基于第二層常用功能的進一步篩選和深化。你可以在這里預(yù)設(shè)更復(fù)雜、更低頻的查詢需求，同時又不會因為把所有功能都堆在表面，而干擾到你日常高頻的操作。將低頻但高價值的分析視圖放在這里，需要時才調(diào)用。

從「今天最重要的」到「這個場景最常用的」，再到「我此刻最想看的」，這套逐級過濾的體系，可以確保了你在任何時候，都只與你當(dāng)下需要的信息打交道。只要提前設(shè)置好過濾條件，就不需要在幾十個視圖中尋找你想要的那條信息。

二、有限的元信息類型

在我作為新手剛開始構(gòu)建 Notion 工作流時，我曾陷入一種「炫技」的誤區(qū)，認(rèn)為數(shù)據(jù)庫越多就能覆蓋越多的場景，然而事實證明，數(shù)據(jù)庫的數(shù)量不是系統(tǒng)的優(yōu)點，而是維護的負(fù)擔(dān)。每增加一個數(shù)據(jù)庫，就意味著多一套需要你理解和維護的字段規(guī)則，你的需求管理就會變成管理數(shù)據(jù)庫本身。

因此目標(biāo)就變成了，如何用盡可能少的數(shù)據(jù)庫去適應(yīng)盡可能多的場景？

我認(rèn)為 Tiago Forte 的 PARA 方法論中關(guān)于領(lǐng)域（Area） 和項目（Project） 的理念非常值得學(xué)習(xí)，但在長期的實踐中我發(fā)現(xiàn)，「資源 Resources」的定義存在模糊，而「歸檔 Archives」則是一種狀態(tài)而非信息類型。

因此在 FLO.W 系統(tǒng)里，我設(shè)置了四種我認(rèn)為最重要的元信息類型，它們分別是：

• 任務(wù)：驅(qū)動行動的最小單位，是具體執(zhí)行的一個動作或一件事

• 項目：為了達成一個特定目標(biāo)而發(fā)起的一系列「任務(wù)」的合集

• 領(lǐng)域：由一系列「項目」驅(qū)動，需長期深耕的人生目標(biāo)或愿望

• 筆記：支撐任務(wù)、項目或者領(lǐng)域運轉(zhuǎn)的可復(fù)用、可流轉(zhuǎn)的信息

更簡練一點的說法：任務(wù) = 動作；項目 = 目標(biāo)；領(lǐng)域 = 方向；筆記 = 彈藥。

四種元筆記就只需要四個核心數(shù)據(jù)庫，我可以將它們集中存放在一個頁面之中，首先就解決了數(shù)據(jù)庫創(chuàng)建得過于隨意，以至于后期難以查找和維護的問題。

接下來，其他所有的細(xì)分需求都可以從這四個數(shù)據(jù)庫中「長」出來，比如「會議紀(jì)要」、「靈感閃念」，都只是這四個元數(shù)據(jù)庫加上特定篩選條件的「視圖」而已。

因此下一次在你產(chǎn)生「這需要一個新的數(shù)據(jù)庫來裝」的念頭時，不妨思考一下，這條信息的本質(zhì)是什么？它屬于哪一類元信息？有沒有現(xiàn)成的數(shù)據(jù)庫可以容納它？如果只需要增加一個「選擇」字段的選項就可以實現(xiàn)，那么就不要再創(chuàng)建一個新的數(shù)據(jù)庫。

三、有方向感的信息關(guān)聯(lián)

截至目前各個模塊之間的關(guān)聯(lián)只體現(xiàn)在了頂部導(dǎo)航欄的聯(lián)通上，它們現(xiàn)在還是一個個相對獨立的數(shù)據(jù)倉庫，你需要打開那一扇門，走進去，才能看到里面都放了些什么。

但如果只有如此，則不足以體現(xiàn) FLO.W 模板的「流動」之名。我追求的是不僅僅是頁面之間點對點的簡單連接，而是一種帶有上下文、有方向感、能傳遞更多背景信息的關(guān)聯(lián)方式。

它的實現(xiàn)方式其實也很簡單粗暴，就是用數(shù)據(jù)庫的 Relation 關(guān)聯(lián)字段。

一般的雙鏈筆記就像城市中的無數(shù)條小路，雖然四通八達，但缺乏路牌的指引，面對眾多出口時仍會迷失方向。鏈接雖多，卻缺乏方向感。

而在 FLO.W 系統(tǒng)中，因為我已經(jīng)定義了四種元筆記，那么不同的元筆記之間的關(guān)聯(lián)就會自動帶有默認(rèn)的角色和意圖，可以是一種任務(wù)委派，也可以是一種資源調(diào)用。

例如：

• 任務(wù)關(guān)聯(lián)項目，搞清這件小事朝向的是哪更大的目標(biāo)

• 項目關(guān)聯(lián)領(lǐng)域，確保短期的努力能夠推動長期的發(fā)展

• 筆記關(guān)聯(lián)領(lǐng)域，把可復(fù)用的經(jīng)驗存進自己的能力倉庫

• 任務(wù)關(guān)聯(lián)筆記，給馬上要做的事情更多背景信息參考

基于關(guān)聯(lián)關(guān)系還可以實現(xiàn)更多的高級自動化流程，例如：

• 完成任務(wù)，項目進度自動更新

• 關(guān)聯(lián)筆記，自動出現(xiàn)對應(yīng)任務(wù)頁面中

• 添加課程，自動創(chuàng)建學(xué)習(xí)項目

• 剪藏文章，自動歸檔到對應(yīng)頁面

這讓信息不再是漫無目的地漂流，而是像一個帶著明確目標(biāo)的信使，通過關(guān)聯(lián)奔赴指定目的地。當(dāng)你從筆記到任務(wù)，從任務(wù)到項目，再從項目鏈接到領(lǐng)域，你就可以構(gòu)建一條清晰的信息流動路徑，幫助你在日常工作中保持對大局的把握。

雖然在 Notion 數(shù)據(jù)庫內(nèi)創(chuàng)建這樣的關(guān)聯(lián)關(guān)系并不難，但我的建議是，首先你的數(shù)據(jù)庫的數(shù)量要足夠精簡，其次你對每個數(shù)據(jù)庫的職能定義要足夠精準(zhǔn)， 只有這樣它們在相互關(guān)聯(lián)的時候，各自的角色才不會混淆，隱含的上下文信息才會足夠具體。

并且在搭建初期一定不要同時創(chuàng)建過多的 Relation，要足夠克制，否則后期對 Relation 的維護也會是一個很大的問題。

三個關(guān)鍵動作

如果說「長期策略」是心態(tài)，「承重基座」是骨架，那么接下來這三個「關(guān)鍵動作」，就是讓這套系統(tǒng)能夠正確運轉(zhuǎn)的「肌肉發(fā)力點」。它們是我在實踐中打磨出的，能有效對抗拖延、避免混亂的日常習(xí)慣。

一、別多想，先記下來

曾經(jīng)我一直覺得，Notion 并不是一個適合用來實現(xiàn)快速記錄、捕捉靈感的工具，首先它太重了，其次它不夠快，最大的問題是它太「空曠」了。因此，以下這些問題或許也曾經(jīng)困擾過你：

• 層級太深，等打開 App、思考并找到數(shù)據(jù)庫，那點火花已經(jīng)熄滅了

• 頁面太空，擔(dān)心零星幾句的表達是不是不適合放在 Notion 里面？

• 功能太重，用起來麻煩，但不用數(shù)據(jù)庫是不是等于白用 Notion 了？

為了解決這三個問題，我想讓 Notion 的捕捉體驗可以盡量地接近 flomo。

我的觀點是，flomo 最重要的設(shè)計不是標(biāo)簽或者其他，而是以下三個：

• 沒有分頁的概念，輸入窗口唯一，簡化記錄動作

• 有時間戳，保留最小限度的查找線索，提供必要的安全感

• 不能寫標(biāo)題，不讓你動用額外的腦力去總結(jié)當(dāng)前信息

所以我們可以用這樣的思路，在 Notion 中創(chuàng)建這樣的一個速記數(shù)據(jù)庫：

• 用標(biāo)題（Title）字段來充當(dāng)時間戳，不寫標(biāo)題

• 用文本（Text）字段來作為輸入框，不用排版

• 用按鈕（Button）來激活快速輸入，固定動作

而且這個速記的Button 復(fù)制后可以放在任意位置，你就可以在任意地方激活速記流程。

同時我還在 FLO.W 系統(tǒng)中設(shè)計了一個 iPhone 快捷指令，激活這個指令之后，就可以在手機上用語音記錄靈感。語音轉(zhuǎn)錄的文字會通過硅基流動的任意 AI 模型（如 DeepSeek）來添加標(biāo)點符號、最簡化修改識別錯誤，然后再自動存儲到這個速記數(shù)據(jù)庫中，并打上「語音筆記」的標(biāo)簽。

然后你就可以構(gòu)建這樣一個快速捕捉靈感或想法的速記頁面了。

速記結(jié)束后，還可以設(shè)置一個定期清理的流程，例如可以用數(shù)據(jù)庫按鈕將這條速記內(nèi)容快速流轉(zhuǎn)到「任務(wù)」或者「筆記」數(shù)據(jù)庫中

二、將下一步動作具體化

我們之所以會對一個任務(wù)感到畏懼或拖延，通常不是因為它真的有多難，而是因為它在我們的腦海里是模糊的，不夠具體的。以寫完本篇文章為例，這就是一個典型的很容易讓人畏懼的任務(wù)。

因為我可以先構(gòu)思標(biāo)題、可以先寫大綱搭建內(nèi)容框架，當(dāng)然也可以先整理資料、總結(jié)所有核心要點。其實單看每一件事的難度并不至于讓人無法執(zhí)行下去，但這種 「A 或許可以」、「 B 好像也行」的多重選擇在我看來才是拖延癥的頭號原因，因為這樣一來你看到的不是「兩條可選的路線」，而是兩條路線「可能存在的問題的疊加」。

因此我認(rèn)為第二個關(guān)鍵發(fā)力點就是，要刻意練習(xí)為所有任務(wù)事項提取出一個清晰、具體、立刻就可以執(zhí)行的小動作，哪怕只是「翻開書本」。

在我的「任務(wù)數(shù)據(jù)庫」中，這樣一個字段叫做「下一步做什么」。

在我的「項目數(shù)據(jù)庫」中這個字段叫做「備注」，我可以在這里記錄這個項目要做什么、為什么做，大概可以怎么做。

在我的「剪藏數(shù)據(jù)庫」中，這個字段叫做「為什么收藏」，這樣可以讓自己下次再看到這一條剪藏時，能夠有目的性地去閱讀和瀏覽，更快地回想起自己當(dāng)初收藏這條信息時究竟想實現(xiàn)什么目標(biāo)。

這些字段的設(shè)計要盡可能降低下一次再見到這條筆記時的處理門檻，它不能是「繼續(xù)推進」這樣的模糊表述，而必須是能直接執(zhí)行的具體動作。這樣可以讓我們立即開始工作，而不是在思考從哪里入手上浪費寶貴的時間和精力。

當(dāng)你習(xí)慣于為每個任務(wù)定義一個清晰具體的第一步動作，你會發(fā)現(xiàn)拖延癥變得不那么嚴(yán)重了，因為你總是知道第一步該做什么。只要開始行動，行動就會有慣性，它會推著你一步步將所有事情做完。

三、圍繞行動去組織信息

在經(jīng)歷過印象筆記的混沌剪藏時代后，大多數(shù)人都有一種根深蒂固的「歸檔」本能，我們總是希望為一條筆記找到一個可供歸類的主題，這個過程會帶來短暫的整潔和安心，看著不斷增長的文件夾和標(biāo)簽數(shù)，更是能獲得一種虛假的成就感。

我們安慰自己，這些亂七八糟的東西總有一天會用得上的，然而那個「總有一天」很少到來。

當(dāng)一個真正的挑戰(zhàn)，比如「寫一份季度營銷方案」這個任務(wù)擺在眼前時，我們開始在無數(shù)個文件夾里翻找，不斷地搜索各種關(guān)鍵詞，在開始創(chuàng)作前，我們寶貴的意志力已經(jīng)被消耗殆盡。

這里最大的問題不在于分類的主題無法窮盡，而是我們把分類當(dāng)成了目的，這樣一個靜態(tài)的系統(tǒng)自然無法應(yīng)對流動的、動態(tài)的生活和工作。所以我們應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)變思路，圍繞行動去組織信息。

首先在 FLO.W 的「筆記數(shù)據(jù)庫」中，我為筆記分配了六種角色，它們分別是：

在這里我不以信息的主題作分類，而是以它的「職能」來定義，即這些筆記能如何使用。

例如，「疑問」需要被回答，「流程」意味著可以被沿用，「日志」意味著經(jīng)歷可以被回溯。我將筆記的分類范圍縮窄，這樣當(dāng)一則筆記產(chǎn)生時我只需要從這六種職能中去做選擇，只需要思考它現(xiàn)在要解決的是什么類型的問題，以及它未來有可能會被如何使用即可。

這樣一來就完成了筆記的第一層分類，相當(dāng)于為你的 Notion 系統(tǒng)配備了運營、策劃、后勤、人事、顧問等角色。下一步就是把這些職能不同的專家，分配到他們能夠發(fā)揮作用的地方。

FLO.W 系統(tǒng)的最頂層設(shè)計是領(lǐng)域（Area），每個領(lǐng)域都是為了推動、促進某個人生目標(biāo)的實現(xiàn)。有了明確的目標(biāo)后，還需要合適的「人」或者「技能」來執(zhí)行，每一則筆記就相當(dāng)于一位具備特定技能的專家。

所以下一步我會將筆記關(guān)聯(lián)到它所能應(yīng)用到的領(lǐng)域上。

然后我就可以在那個領(lǐng)域中，看到領(lǐng)域之下都有哪些筆記可以用。

基于 Notion 的數(shù)據(jù)庫特性，我們還可以對 Relation 這個字段進行分組，也就是說我們可以從「關(guān)聯(lián)領(lǐng)域」這個維度對「所有筆記」進行透視。

同樣地，筆記也可以關(guān)聯(lián)到特定的「任務(wù)」或者「項目」上，這時「任務(wù)」或「項目」便成為筆記的另一種分類標(biāo)簽。

這種基于關(guān)聯(lián)關(guān)系的分類方法有一個顯著優(yōu)勢：當(dāng)我需要給筆記打標(biāo)簽時，不僅可以從現(xiàn)有的「筆記職能類型」中選擇合適標(biāo)簽，更重要的是，由于系統(tǒng)已經(jīng)用「任務(wù)」、「項目」和「領(lǐng)域」這三個維度對標(biāo)簽進行了預(yù)先分類，提供了充分且準(zhǔn)確的上下文背景，因此我的標(biāo)簽選擇過程可以快速且精準(zhǔn)。

傳統(tǒng)的標(biāo)簽系統(tǒng)非?？简?zāi)愕某橄髿w納能力，面對一篇筆記你可能需要在幾十、近百個標(biāo)簽庫中思考，這篇文章屬于哪一個主題？并且不同類型的標(biāo)簽還會雜糅在一起，有的是任務(wù)標(biāo)簽，有的是主題標(biāo)簽，這個搜索和查找的過程會非常發(fā)散和緩慢，容易讓人陷入選擇困難癥的境地。

而現(xiàn)在，當(dāng)我寫完一篇筆記，我考慮的是更具體的關(guān)系：

• 這篇筆記能解決哪個項目的問題？

• 這篇筆記能用來指導(dǎo)哪個任務(wù)的執(zhí)行？

• 這篇筆記能放在哪個我長期關(guān)注的領(lǐng)域？

于是思考的范圍就被收窄，我不需要面對無窮的標(biāo)簽宇宙，只需要在我當(dāng)前正在關(guān)注的、正在執(zhí)行的、有限的任務(wù)、項目或者領(lǐng)域中去做出選擇即可。

這樣一來我們就實現(xiàn)了「圍繞行動去組織信息」這一目的，因為行動總是發(fā)生在具體場景中，這種場景化的記憶往往更加深刻。有了模糊的場景線索，就能通過「項目關(guān)聯(lián)」或「領(lǐng)域分類」快速定位到這篇筆記，而無需在成百上千的筆記中漫無目的地查找。

關(guān)于 Notion 模板

很多時候我的大腦就像一座擁擠的火車站，太多想法與任務(wù)如同沒有時刻表的列車，隨時涌入又離去。Notion 則是我目前找到的解法，它為我構(gòu)建了一個清晰的班次時刻表，讓每個想法和任務(wù)都有了明確的軌道、站點和到達時間，不再混亂地相互碰撞搶道，而是井然有序地按計劃運行。

它不是唯一選擇，也并非適合所有人，這個系統(tǒng)也不能賦予我超能力，只是讓我可以把那些繁重的記憶、整理和調(diào)度工作交給外部系統(tǒng)來承擔(dān)，它讓我終于能將注意力留給真正重要的事：深度思考一個問題，創(chuàng)造有價值的作品，或者與家人共度一場不必反復(fù)確認(rèn)行程的旅行，那些內(nèi)在的秩序，最終會以外在的平靜與自由作為獎賞。

這些年來我也看到了太多讀者滿懷熱情地開始嘗試 Notion，最終卻迷失在復(fù)雜的數(shù)據(jù)庫關(guān)聯(lián)和函數(shù)里面。也看到很多人興沖沖地下載模板，但又因為難度實在太高，在搞懂到底該怎么用之前就已經(jīng)消磨光了耐心。

所以我覺得合理的上手路徑應(yīng)該是由簡入深的，盲目展示 Notion 的復(fù)雜度是不可取的，生造需求是舍近求遠的，真正有效的模板應(yīng)該既能夠解決實際痛點，又易于理解和操作。因此在兩年前寫下 Notion 課程專欄的第一篇文章開始，我就一直在思考如何找到一個更優(yōu)、更快的解法，F(xiàn)LO.W 思流模板就是我現(xiàn)在給出的答案。

它是我所有試錯、所有思考、所有「原來應(yīng)該這樣做才對」的恍然大悟的集合。

與一些紛繁復(fù)雜的 Notion 模板不同，F(xiàn)LO.W 系統(tǒng)不會在模板中預(yù)設(shè)你的目標(biāo)，不會刻意規(guī)劃你的路線，更不會代替你決策人生。因為每個人的需求和想法千差萬別，那些看似有用的人生目標(biāo)模塊，往往在激起三分鐘的漣漪后，只能留下半途而廢的心理負(fù)擔(dān)。

我的目標(biāo)很簡單：提供一個可靠的行動框架，就像一輛高性能跑車，雖然有強勁的引擎和靈活的輪子，但方向盤如何轉(zhuǎn)動、駛向何方，始終由你自己決定。這樣你才能真正掌握自己的工作與生活節(jié)奏，而不是被模板所束縛。

如果說 Notion 課程專欄 是我作為一名「建筑師」，向你分享的建筑學(xué)原理、結(jié)構(gòu)設(shè)計思路、以及具體施工方法，那么「FLO.W 思流」模板就是我基于這些思考，為你搭建好的一座可以拎包入住的精裝房。我已經(jīng)為你處理好了所有最復(fù)雜、最枯燥的底層工程，完成了那些會耗費掉新手 90% 熱情的數(shù)據(jù)庫關(guān)聯(lián)和函數(shù)編寫。

它擁有：

• 堅固的地基：精心設(shè)計的數(shù)據(jù)庫

• 合理的動線：三層信息過濾系統(tǒng)

• 完善水電網(wǎng)：預(yù)設(shè)的關(guān)聯(lián)、公式、篩選器和按鈕

你可以直接拎包入住，它的基礎(chǔ)功能已經(jīng)足夠強大，能解決你 80% 的日常問題，讓你從混亂中解脫；你可以把它當(dāng)成一個可拆解的樂高模型、學(xué)習(xí)、理解其中構(gòu)造和聯(lián)動的方法原理，從而真正掌握 Notion 的建筑原理。更重要的是，你可以在這個模板的基礎(chǔ)上，進行你獨一無二的軟裝——添加、刪減模塊、設(shè)計個性流程，直到把它變成獨屬于你自己的生產(chǎn)力引擎。

模板也已經(jīng)標(biāo)配完整的圖文視頻手冊，每一個細(xì)節(jié)用法已經(jīng)為你拆解到位，無需折騰，開箱即用。

希望《FLO.W 思流》能幫你節(jié)省下數(shù)百小時的探索時間，讓你從一開始就能享受到使用 Notion 的便利和樂趣，能夠在這混亂、充滿不確定性的世界里，為自己爭取一點內(nèi)心的秩序、平靜與自由。

共創(chuàng)優(yōu)惠

為了慶?！禙LO.W 思流》Notion 模版上線，少數(shù)派聯(lián)合創(chuàng)作者 @二一的筆記 向所有用戶提供了為期兩周的限時特惠活動，基礎(chǔ)版、專業(yè)版、進階版下單均可享立減 30 元優(yōu)惠。我們也為 9 月 1 日前購買了《Notion All in One：搭建高能效率系統(tǒng)》欄目的讀者發(fā)放了專屬折上折優(yōu)惠券，下單勾選券碼可再享 20 元優(yōu)惠，不要錯過。

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作者：二一的筆記

責(zé)編：waychane