上下級之間有一種痛，是互相折磨的痛。上級給下屬布置任務(wù)，覺得自己已經(jīng)說得夠清楚了，可下屬做的根本不是上級想要的；下屬也不好過，他覺得他做的就是上級要的，卻一遍遍被打回來返工。這種痛來上幾個(gè)回合，可謂是兩敗俱傷。

一個(gè)任務(wù)的成功完成，源于任務(wù)發(fā)起的準(zhǔn)確性。你跟下屬在布置任務(wù)時(shí)交代得越準(zhǔn)確，下屬理解得越到位，任務(wù)達(dá)成期望值的希望就越高。

在現(xiàn)實(shí)中，布置工作這件事可能常常被你一筆帶過，三言兩語就完成交代，而把更多的精力和時(shí)間放在員工的執(zhí)行上。這種本末倒置的結(jié)果是，前面節(jié)省的時(shí)間會(huì)在后面的返工中加倍償還。

有效布置工作的三個(gè)步驟

如果管理者不能有效地下達(dá)工作指令，而依賴于下屬的認(rèn)知和主動(dòng)性，那么下屬在后續(xù)執(zhí)行過程中就會(huì)隱患重重。為了規(guī)避這一問題，把工作布置清楚，可以遵循三個(gè)步驟：澄清任務(wù)背景與目的、確認(rèn)關(guān)鍵做法以及雙方達(dá)成一致。

• 步驟一：澄清任務(wù)背景與目的

不光告訴下屬你要他做什么，更需告訴他你為什么需要。有時(shí)，你沒有做后者，是因?yàn)槟阋詾橄聦倌芟肽闼?，但其?shí)有時(shí)你自己也沒怎么想清楚。以下三個(gè)自我啟發(fā)的問題，可以幫助你思考任務(wù)的目的。

通過布置該任務(wù)，我需要解決什么問題？ 為什么解決這個(gè)問題是重要的？ 我想要的結(jié)果是什么？

• 步驟二：確認(rèn)關(guān)鍵做法

將任務(wù)目的解釋清楚，任務(wù)就已經(jīng)成功了一半。而為了促成任務(wù)進(jìn)一步成功，你既需要告訴下屬為什么要做，又要告訴他你希望他如何做。

下屬根據(jù)了解到的任務(wù)目的，開始在腦中勾勒具體的執(zhí)行步驟。這時(shí)，得力的下屬可能已經(jīng)心中有數(shù)，但也可能因?yàn)槿蝿?wù)具有挑戰(zhàn)性，哪怕是成熟度高的下屬，也有不知從何下手的情況。

不管是哪種情況，你都需要從你的角度告訴下屬你的具體期待，讓有想法的下屬印證自己的想法，讓沒想法的下屬得到明確的方向。

根據(jù)任務(wù)屬性的不同，你可以選擇按照時(shí)間型、步驟型、結(jié)構(gòu)型、組合型四種方式講解執(zhí)行方法。

(1)時(shí)間型：多用于溝通型任務(wù)，用時(shí)間線規(guī)劃任務(wù)。例如：“請你今天下午和人力資源部確認(rèn)好新人的上班時(shí)間，明天上午10點(diǎn)前通知行政部門做好新人入職的準(zhǔn)備。”

(2)步驟型：用于按一定順序開展的任務(wù)。例如：“你先收集近一年的市場數(shù)據(jù)，再把公司今年的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)好，對比市場和公司數(shù)據(jù)，形成洞見?！?/strong>

(3)結(jié)構(gòu)型：用于含有不同子元素的任務(wù)。例如：“請務(wù)必在下周三前完成所有展會(huì)的籌備工作，確保布展、客戶邀約、禮品采購、樣品準(zhǔn)備等工作都到位?！?/strong>

(4)組合型：是指將時(shí)間、步驟、結(jié)構(gòu)組合說明的任務(wù)，多用于較為復(fù)雜的情況。

• 步驟三：雙方達(dá)成一致

布置任務(wù)不是單向的你說給下屬聽，你表達(dá)得再清楚，下屬也難免會(huì)因?yàn)槔斫饽芰?、對背景的了解不足等因素，損耗甚至誤解一定的信息。所以，布置工作是雙向溝通，有來——你對任務(wù)背景、目的和做法的介紹，有回——員工對你所說信息的確認(rèn)，只有這樣才能形成溝通閉環(huán)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)需澄清的問題，最終確保雙方達(dá)成一致。

達(dá)成共識的三種方法

• 方法一：請下屬提問

此方法是必用方法，你對任務(wù)背景、目的和做法的介紹一完成，就可以立刻請下屬提問。

而想讓下屬提出問題，你得優(yōu)先問對問題。

“針對我剛才說的內(nèi)容，你有什么不理解的地方嗎？” “你有什么問題嗎？” “你覺得有什么挑戰(zhàn)嗎？”

這樣問，下屬就可以打開話匣子，你不光能夠聽到需要進(jìn)一步澄清的問題，還有機(jī)會(huì)聽到下屬需要你哪方面的支持，從而盡早地為其提供資源。

• 方法二：請下屬復(fù)述

你也許會(huì)碰到這種情況：你用正確的方式提問了，但下屬確實(shí)回應(yīng)他沒有問題。對于常做的任務(wù)、能干的下屬，或者對事情背景來龍去脈很了解的下屬，也許他真的沒有問題。不過，但凡不屬于以上情況，都建議你再次確認(rèn)他的理解。邀請下屬復(fù)述，就是一個(gè)非常簡單且有效的方法。

在下屬的復(fù)述中，或者是他對下一步的打算中，你能很快發(fā)現(xiàn)在他的理解和你的期待間是否有出入、哪里有出入，就可以及時(shí)地進(jìn)行校準(zhǔn)、澄清。

• 方法三：打個(gè)小樣

現(xiàn)代職場中，知識型工作多見，意味著執(zhí)行這些任務(wù)的知識型工作者會(huì)通過個(gè)人對任務(wù)的理解，調(diào)用知識、能力、經(jīng)驗(yàn)去完成任務(wù)，這些任務(wù)通常沒有標(biāo)準(zhǔn)的唯一答案。

因此，你的任務(wù)交代得再清楚，下屬的理解再到位，也不可能保證結(jié)果沒有一分一毫的差別。為了及時(shí)糾偏，而不是下屬回去費(fèi)了很多時(shí)間精力把成品帶回給你時(shí)才發(fā)現(xiàn)存在大的偏差，可以先請下屬花一點(diǎn)時(shí)間打個(gè)小樣、做個(gè)框架出來，經(jīng)你確認(rèn)方向沒有問題后，再沿著這個(gè)正確的方向繼續(xù)執(zhí)行。

“根據(jù)我剛才的介紹，你先列一個(gè)行動(dòng)計(jì)劃跟我核對一下?！?“你先搭一個(gè)數(shù)據(jù)分析的框架，沒問題的話你再開始具體的分析?！?/blockquote>