如何在會議上高效溝通

開會，對于每個人來說應該都不陌生，同時，開會也是一種常見的溝通方式。但是，盡管我們經常參加會議，這些會議中能夠稱得上是高效會議的卻相當有限。我相信很多人都有這種感覺，很多會議雷聲大雨點小，浪費了大家不少時間和精力，卻毫無結果。

會議原本是工作當中必不可少的一種溝通手段和工作展現(xiàn)方式，為什么卻變成不參加不行、參加又浪費時間的“雞肋”了呢？我想這其中的原因有很多，比如：會議缺乏準備，目標不明確；會議流程不清晰，開著開著跑題了；本來跟你的工作沒太大關系，組織者為了湊人數(shù)硬讓你來參加；流于形式，沒有實質內容；等等。雖然這些會議都屬“雞肋”，但也都需要參與會議的人員投入一定的時間和精力，因此令他們感到非常疲憊甚至厭煩。

那么，一個可以實現(xiàn)高效溝通的會議標準是什么樣的呢？我認為應該具備以下五點：

01

會前準備充分

任何一次會議，不論主題是什么，事先都要進行充分的準備，會議的目的、會議的議程等，都要進行認真的籌劃和準備，否則會議的效率就很難提高。

在召開會議之前，還要留給會議的各個參與方足夠的準備時間，并在正式召開會議前積極認真地征求各個參與方的意見與建議，鼓勵參加會議的人員進行溝通交流，促使他們在某些方面達成一致，從而盡量縮短會議時長，提高會議的溝通質量和效率。

02

與會人員角色明確

在會議召開之前，應該明確會議當中的哪些人分別承擔什么角色。比如根據(jù)會議的內容，確定由誰來負責召集此次會議，誰負責主持會議，誰負責會議記錄，誰負責整理會議紀要，等等，這些都要梳理清楚。

對于與會人員的選擇也應遵循少而精的原則，與會議主題有關聯(lián)的人員可以參加，但不要為了顯示對某些人的尊重或盲目追求會議規(guī)模，讓大量無關人員參加，從而浪費大家的時間。參加會議的人員中有誰需要發(fā)言、哪些需要旁聽等，也要事先明確。正所謂，“一個蘿卜一個坑”，每個參與會議的人員都不是多余的，會議的效率才有可能提高。

03

學會換位思考

這一點我覺得非常重要，大家有必要重視起來。

在《增長黑客》這本書中，就有一個非常有趣的設計。公司高層設計了一個增長小組，這個增長小組很特殊，它不是完全由某一個部門的人組成，而是由幾個跨部門的專業(yè)人員共同而成。其中有技術部的、有產品部的、有市場部的、有客服部的、有數(shù)據(jù)分析部的，幾個人組合在一起，成為一個增長小組，目的是實現(xiàn)高效的溝通，專注目標增長。當這個增長小組要完成一項任務時，他們彼此之間配合起來也特別容易。為什么會這樣？

原因就在于，小組中的每個成員都非常清楚自己部門的做事方法，所以一旦某個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題時，負責該環(huán)節(jié)的成員就會立刻拿出本部門解決相應問題的最佳方案，非常高效。

反之，如果不是在這個小組當中，當公司的某項業(yè)務出現(xiàn)問題，需要幾個部門進行協(xié)調時，很可能就會出現(xiàn)各部門相互推諉的現(xiàn)象。因為大家都站在自己的角度來考慮，不會換位思考，那么溝通自然就不會順暢，即使開會討論效率也不會高。

因此，換位思考這個標準，是實現(xiàn)會議高效溝通的一個非常重要的底層要求，如能在實際工作和生活中靈活運用它，定能受益無窮。

04

會議要充滿創(chuàng)意

一般來說，我們開會的目的是希望集思廣益，和與會人員一起碰撞出更多的想法，或者就某個問題做出決策。但如果你想在會議中獲得更多想法和創(chuàng)意，就要用到“頭腦風暴法”這個工具。

05

流程科學有序

在會議中運用頭腦風暴法時一般不做決策，大家只需暢所欲言地提供想法，但如果是需要做決策的會議，很可能會出現(xiàn)扯皮、流程混亂的情況。大家在會上發(fā)言毫無程序，每個人都站在自己的立場上，而且人越多，爭論越多，結果爭到最后也得不出什么有用的結論。這顯然不是什么好現(xiàn)象。

怎樣才能讓會議不淪為爭吵大會呢？英國思維大師、專門研究大腦思維問題的愛德華·德博諾教授提出了一個方法，叫“平行思維法”，運用這種方法來引導會議流程，就能讓會議變得科學有序，并且最終引導達成會議決策。