請(qǐng)問(wèn)，你有沒(méi)有參加過(guò)這樣的會(huì)議？

會(huì)前，發(fā)起人在日歷上圈了一個(gè)時(shí)間，留下一個(gè)模糊的標(biāo)題。沒(méi)有議程，沒(méi)有需要提前閱讀的材料。你帶著一臉的困惑，走進(jìn)會(huì)議室；會(huì)中，果然變成了“想到哪兒說(shuō)到哪兒”的漫談。有人在不停地說(shuō)，有人在埋頭打字。一個(gè)小時(shí)過(guò)去，只能“時(shí)間差不多了，今天就先到這里”；會(huì)后，什么也沒(méi)留下。沒(méi)有待辦，甚至沒(méi)有紀(jì)要。就像失憶了一樣。等到下一次開(kāi)會(huì)，又把同樣的問(wèn)題，再拿出來(lái)討論一遍。

這樣的會(huì)議，只消耗時(shí)間，不消滅問(wèn)題，真的特別讓人討厭。

但是，就是這么讓人討厭的會(huì)議，每天都要在無(wú)數(shù)的辦公室里，反復(fù)上演。

為什么會(huì)這樣？為什么我們總會(huì)掉進(jìn)同一個(gè)坑？這個(gè)問(wèn)題，到底要怎么解決？

帶著這些疑惑，我和飛書(shū)的伙伴們，好好地聊了聊。不僅是因?yàn)?，他們這兩天剛剛對(duì)“飛書(shū)智能會(huì)議紀(jì)要”的能力，進(jìn)行了升級(jí)。更是因?yàn)椋@些年來(lái)，他們?cè)凇伴_(kāi)會(huì)”這件事上，有著不少獨(dú)特的思考和嘗試。

聊完之后，有種特別強(qiáng)烈的感覺(jué)。

很多人今天正在開(kāi)的會(huì)，其實(shí)是“上個(gè)時(shí)代的會(huì)”。這種低效的會(huì)，是對(duì)員工生命的浪費(fèi)。

而有的人借助AI，已經(jīng)開(kāi)上了“下個(gè)時(shí)代的會(huì)”。這種高效的會(huì)，才是對(duì)組織智慧的沉淀。

什么意思？為什么這么說(shuō)？

今天，與你分享。

上個(gè)時(shí)代的會(huì)，有三個(gè)典型的特點(diǎn)

什么是“上個(gè)時(shí)代的會(huì)”？

這種會(huì)，有三個(gè)特別典型的特點(diǎn)。

第一個(gè)特點(diǎn)，議而不決。

一場(chǎng)沒(méi)有議程的會(huì)，就像一艘沒(méi)有航線(xiàn)的船。所有人都在拼命劃槳。但沒(méi)有人知道要去哪里。

一旦“沒(méi)有人知道要去哪里”，走進(jìn)會(huì)議室，就會(huì)像走進(jìn)一個(gè)“自由市場(chǎng)”一樣。每個(gè)人都在兜售自己的想法。但是，沒(méi)有一個(gè)共同的目標(biāo)，可以來(lái)衡量這些想法。

慢慢的，會(huì)議就會(huì)失焦。

主題從A，到了B，又拐到C。表達(dá)欲強(qiáng)一些的人，一講就是半個(gè)小時(shí)，把會(huì)議變成了他的個(gè)人主場(chǎng)。相對(duì)沉默的人，可能全程一聲不吭，只是在物理上出席了這次會(huì)議。甚至，討論了半天，才發(fā)現(xiàn)能做決策的那個(gè)人，根本就沒(méi)有被邀請(qǐng)，決策所需要的數(shù)據(jù)，也根本就沒(méi)有準(zhǔn)備好。最后，主持人只能出來(lái)打圓場(chǎng)，說(shuō)我們今天討論得很好，碰撞出了很多的火花。下次我們?cè)偌s個(gè)會(huì)，叫上誰(shuí)誰(shuí)誰(shuí)，繼續(xù)深入一下。

所有人都投入了時(shí)間和精力，但會(huì)議的核心產(chǎn)物，也就是“決議”，根本就沒(méi)有產(chǎn)生。這艘船，只在原地打轉(zhuǎn)了一個(gè)小時(shí)。

第二個(gè)特點(diǎn)，決而不行。

比原地打轉(zhuǎn)更讓人沮喪的，是船已經(jīng)靠岸了，但下了船，又不知道該干什么了。

有些會(huì)，其實(shí)開(kāi)得不錯(cuò)。討論了很久，終于達(dá)成了一個(gè)共識(shí)，形成了一個(gè)決議。所有人都松了口氣，覺(jué)得時(shí)間沒(méi)白花。但是，這個(gè)決議，并沒(méi)有變成一個(gè)清晰的、可執(zhí)行的、有明確責(zé)任人和截止時(shí)間的待辦事項(xiàng)。它變成了一句寫(xiě)在沙灘上的話(huà)。一個(gè)浪打過(guò)來(lái)，就消失不見(jiàn)了。

為什么會(huì)這樣？

因?yàn)楹芏嗳嗽跁?huì)后，收到的是一份長(zhǎng)長(zhǎng)的會(huì)議紀(jì)要。打開(kāi)一看，幾萬(wàn)個(gè)字，從頭到尾記錄了每一個(gè)人的發(fā)言。

但是，這份紀(jì)要，只復(fù)制了會(huì)議的“過(guò)程”，并沒(méi)有提煉出會(huì)議的“結(jié)果”。

于是，誰(shuí)來(lái)做？做什么？什么時(shí)候完成？驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)是什么？這些最關(guān)鍵的信息，就埋在了幾萬(wàn)個(gè)字里。沒(méi)人提煉，沒(méi)人分配，沒(méi)人跟進(jìn)。

好不容易達(dá)成的決議，也只能被慢慢遺忘。

第三個(gè)特點(diǎn)，行而無(wú)果。

最最最讓人絕望的，是決議產(chǎn)生了，待辦也形成了，但下一次開(kāi)會(huì)，又發(fā)現(xiàn)事情還是沒(méi)辦成。

會(huì)議紀(jì)要上，確實(shí)清晰地寫(xiě)了“A同學(xué)，負(fù)責(zé)X任務(wù)，下周三前完成”。但是，真的執(zhí)行起來(lái)，A同學(xué)可能會(huì)遇上意想不到的困難，也不知道該向誰(shuí)求助。B同學(xué)負(fù)責(zé)的任務(wù)，可能需要C同學(xué)提供一些數(shù)據(jù)支持，但他不知道C同學(xué)什么時(shí)候可以完成。C同學(xué)其實(shí)早就準(zhǔn)備好了數(shù)據(jù)，但又沒(méi)人知道。

這些問(wèn)題，直到下一次開(kāi)會(huì)，才會(huì)被一起擺上臺(tái)面。原來(lái)，你卡在這里。原來(lái)，他需要那個(gè)東西。原來(lái)，那件事早就做完了。

然后，又要花時(shí)間，重新協(xié)調(diào)，重新分配。

議而不決。決而不行。行而無(wú)果。

這三件事一旦發(fā)生，會(huì)議就會(huì)掉進(jìn)一個(gè)“無(wú)效-再開(kāi)-無(wú)效”的惡性循環(huán)。

而這個(gè)循環(huán)，必然會(huì)蠶食掉我們的熱情和生命力。

“會(huì)議”這件事，至少走過(guò)了三個(gè)時(shí)代

那么，問(wèn)題來(lái)了。

道理，其實(shí)并不復(fù)雜?？蔀槭裁匆廊挥写罅康慕M織，掉進(jìn)了這個(gè)惡性循環(huán)？

一個(gè)特別重要的原因是，協(xié)同工具的代際，影響了會(huì)議效率的代際。

什么意思？

開(kāi)不好會(huì)，可能不是因?yàn)槲覀儾恢馈叭绾伍_(kāi)會(huì)”，更不是因?yàn)槲覀儾粔蚺?。而是因?yàn)椋芏嗳耸种械摹拔淦鳌?，還停留在上個(gè)時(shí)代。但是，“會(huì)議”這件事本身，卻至少走過(guò)了三個(gè)時(shí)代。

第一個(gè)時(shí)代，叫“口頭時(shí)代”。

這個(gè)時(shí)代，信息，是高度依附于個(gè)人的。

會(huì)議的內(nèi)容，可能是辦公室里的談話(huà)，可能是會(huì)議室里的約定。但會(huì)議的成果，取決于參會(huì)人的記憶力的總合。最終形成的經(jīng)驗(yàn)、知識(shí)，也不屬于組織。它們只屬于個(gè)人。

這種形態(tài)，在今天的很多小團(tuán)隊(duì)里，或是夫妻老婆店里，依然是主流。因?yàn)樗浅ｌ`活。

但是，它也極其脆弱。記不住，會(huì)議就失效了。人走了，知識(shí)也就跟著走了。

第二個(gè)時(shí)代，叫“手寫(xiě)時(shí)代”。

這個(gè)時(shí)代，我們開(kāi)始使用紙筆，使用電腦，使用Word和Email。開(kāi)完會(huì)，也有人專(zhuān)門(mén)去整理會(huì)議紀(jì)要。

這是一個(gè)不小的進(jìn)步。因?yàn)樾畔?，開(kāi)始被“記錄”下來(lái)。組織，也開(kāi)始有了初步的“記憶”。

但是，這種記憶，依然是死的。本質(zhì)上，它是一塊“會(huì)議的化石”。一份幾十頁(yè)的，躺在文件夾某個(gè)角落里的Word，只能證明會(huì)議存在過(guò)，但你很難從中挖掘出有用的信息。

這種“存檔式”的記錄，滿(mǎn)足了流程上的合規(guī)，但不一定能滿(mǎn)足工作上的需要。

第三個(gè)時(shí)代，叫“轉(zhuǎn)錄時(shí)代”。

這個(gè)時(shí)代，AI來(lái)了。很多工具，都可以把會(huì)議的語(yǔ)音，轉(zhuǎn)成實(shí)時(shí)的文字，也能做一些簡(jiǎn)單的總結(jié)。

這又是一次巨大的進(jìn)步。AI，代替了辛苦的專(zhuān)員，成了新的“速記人”。很多人也因此從繁重的記錄工作里，被解放了出來(lái)?！皶?huì)議的化石”，制作得越來(lái)越快，越來(lái)越完整。

雖然，這依然只是一份“會(huì)議的速寫(xiě)”。我們得到的，本質(zhì)上還是一份平面的文字。很多人還是需要去通讀，去提煉。但是，“記錄”的效率，已經(jīng)大大提高了。

當(dāng)然。從“口頭時(shí)代”，到“手寫(xiě)時(shí)代”，再到“轉(zhuǎn)錄時(shí)代”。這種變化，以及工具的迭代，很多人其實(shí)都知道。

但是，因?yàn)楦鞣N各樣的原因，可能是預(yù)算有限，可能是擔(dān)心改變會(huì)帶來(lái)混亂，可能是單純的組織慣性，很多人并不打算打破早就習(xí)慣了的工作方式。最終，就選擇了“再等等看”。

所以，很多組織，并不是“不知道”，而是“沒(méi)做到”。

“知道”和“做到”之間，隔著一條“猶豫”和“慣性”組成的河。跨不過(guò)去，就只能留在原地。

而留在原地的結(jié)果，就是大量的組織，卡在了2.5時(shí)代，甚至2.0時(shí)代。用著上個(gè)時(shí)代的工具，開(kāi)著上個(gè)時(shí)代的會(huì)，被那個(gè)“無(wú)效-再開(kāi)-無(wú)效”的惡性循環(huán)反復(fù)折磨。

然后，眼睜睜看著別人走向會(huì)議的3.0時(shí)代。

甚至，4.0時(shí)代。

下個(gè)時(shí)代的會(huì)，要變成組織的“知識(shí)資產(chǎn)”

什么是“會(huì)議的4.0時(shí)代”？

這些年來(lái)，飛書(shū)一直在探索這個(gè)問(wèn)題的答案。

2021年，一種名叫“飛閱會(huì)”的形式，開(kāi)始從字節(jié)走向外部。這種形式，基于飛書(shū)云文檔和會(huì)議這兩個(gè)產(chǎn)品。它的核心，是“先閱讀后討論”，用評(píng)論記錄代替發(fā)散的表達(dá)。這樣一來(lái)，參會(huì)人在會(huì)前有所準(zhǔn)備，會(huì)中能夠聚焦問(wèn)題，會(huì)后的待辦、分工、結(jié)果也都沉淀在云文檔里。漸漸的，理想、小米等等企業(yè)，也開(kāi)始采用了這種“飛閱會(huì)”形式。

當(dāng)時(shí)，飛書(shū)也推出了AI音視頻轉(zhuǎn)文字工具，飛書(shū)妙記。來(lái)不及參會(huì)的人，可以在會(huì)后回顧。因?yàn)槲淖?、語(yǔ)音、視頻，是完全同步的。所以，你可以選擇性地查看，高倍速地播放，或是直接搜索感興趣的內(nèi)容。于是，很多C端用戶(hù)，比如知識(shí)工作者，比如內(nèi)容創(chuàng)作者，也開(kāi)始用上了這種能力。

2023-2024年，AI的能力，開(kāi)始進(jìn)入“飛書(shū)智能會(huì)議紀(jì)要”。它能在會(huì)中實(shí)時(shí)總結(jié)，在會(huì)后自動(dòng)生成結(jié)構(gòu)化的紀(jì)要、待辦，幫你快速回顧會(huì)議總結(jié)、關(guān)鍵信息。同時(shí)，待辦也可以一鍵轉(zhuǎn)成可追蹤的“飛書(shū)任務(wù)”。2025年上半年，小鵬甚至在飛書(shū)上生成了63萬(wàn)份智能會(huì)議紀(jì)要。

飛書(shū)就這樣一邊解決著議而不決、決而不行、行而無(wú)果的問(wèn)題，一邊尋找著會(huì)議的4.0時(shí)代。

慢慢的，他們發(fā)現(xiàn)，光有“記錄”和“總結(jié)”的能力，是不夠的。

下個(gè)時(shí)代的會(huì)議，得用上AI的“理解”能力。

它不僅要能把你說(shuō)過(guò)的話(huà)，一字不漏地轉(zhuǎn)錄成文字，還要能找到一場(chǎng)會(huì)議的內(nèi)在邏輯，能理清七嘴八舌討論背后的脈絡(luò)，能知道每個(gè)人的真實(shí)意圖。

因?yàn)楹芏鄷r(shí)候，開(kāi)會(huì)就是容易出各種各樣的亂子。一場(chǎng)腦暴會(huì)下來(lái)，每個(gè)人都貢獻(xiàn)了無(wú)數(shù)碎片化的想法，但每個(gè)人的腦子都是亂的。那么，這些想法之間的關(guān)系是什么？最終指向了什么地方？到底有沒(méi)有產(chǎn)生價(jià)值？可能誰(shuí)也說(shuō)不清楚。

這個(gè)時(shí)候，AI的價(jià)值就體現(xiàn)出來(lái)了。

因?yàn)榻裉霢I最大的進(jìn)步，恰恰就是在“理解”的能力上。

所以，飛書(shū)智能會(huì)議紀(jì)要，也在不斷升級(jí)。在會(huì)議場(chǎng)景下，AI要走向深刻理解和再創(chuàng)作，讓會(huì)議從“閱讀”變成“看見(jiàn)”。

但是，這個(gè)所謂的“看見(jiàn)”，其實(shí)并不簡(jiǎn)單。它需要AI像“分析師”那樣，把你的發(fā)言，和別人的發(fā)言放在一起，去尋找其中的邏輯關(guān)聯(lián)和深層結(jié)構(gòu)。甚至，當(dāng)你自己都覺(jué)得自己說(shuō)得邏輯混亂的時(shí)候，AI要能比人更加清醒地，從這些混沌的信息里，提煉出真正有價(jià)值的核心。

舉個(gè)例子。這是一場(chǎng)關(guān)于“夏季新品”的腦暴會(huì)紀(jì)要。

它不是一份幾萬(wàn)字的文檔。它是一張清晰的邏輯圖表。一張組織的戰(zhàn)略地圖。

上面，是AI提煉的會(huì)議的“背景和目標(biāo)”。它列出了“健康化”和“社交化”兩大市場(chǎng)趨勢(shì)，以及“避免被競(jìng)品搶占市場(chǎng)”的核心目的；中間，是核心的解決方案。從原料，到成本，再到定價(jià)，甚至毛利率，都被做成了能夠體現(xiàn)優(yōu)劣勢(shì)的表格；下面，是明確的“結(jié)論和分工”。誰(shuí)負(fù)責(zé)配方研發(fā)，誰(shuí)負(fù)責(zé)市場(chǎng)推廣，誰(shuí)負(fù)責(zé)供應(yīng)鏈考察。責(zé)任人和截止時(shí)間，都講清楚。

除了這種平面圖表，現(xiàn)在的“飛書(shū)智能會(huì)議紀(jì)要”，還能夠自動(dòng)生成漏斗圖，或是思維導(dǎo)圖。通過(guò)這些圖表，你根本不需要去看冗長(zhǎng)的文字。幾分鐘，就能看懂一場(chǎng)長(zhǎng)達(dá)一小時(shí)的復(fù)雜腦暴會(huì)。

（圖片可左右滑動(dòng)）

這種感覺(jué)，不是“閱讀”，而是“洞察”。

因?yàn)锳I專(zhuān)門(mén)為這場(chǎng)會(huì)議，做了整體性的思考和總結(jié)，并用更加直觀、易懂的圖表形式，把會(huì)議精華送進(jìn)了你的大腦。

而且，這種“理解”的能力，也許還會(huì)帶來(lái)一些更加深遠(yuǎn)的價(jià)值。

因?yàn)殚_(kāi)會(huì)的意義，不在于那一個(gè)小時(shí)的“討論”，而在于最終所產(chǎn)出的核心“信息”。以及，它會(huì)不會(huì)在以后被復(fù)用。

過(guò)去，會(huì)議所產(chǎn)出的核心信息，是一次性的消耗品。開(kāi)完，就扔了。但“下個(gè)時(shí)代的會(huì)”，它的產(chǎn)出，應(yīng)該要可以被沉淀，被快速查找，被反復(fù)利用。因?yàn)檫@些產(chǎn)出，對(duì)組織來(lái)說(shuō)，都是“知識(shí)”。

所以，飛書(shū)也希望，可以通過(guò)“可視化”的方式，盡量精準(zhǔn)、高效地傳遞、留存每一場(chǎng)會(huì)議所產(chǎn)出的知識(shí)。

這，或許就是會(huì)議的4.0時(shí)代。

一個(gè)，創(chuàng)作時(shí)代。

在這個(gè)時(shí)代里，每一場(chǎng)會(huì)議，都要變成質(zhì)量更高、可以復(fù)用的“知識(shí)資產(chǎn)”。

最后的話(huà)

是的。

低效的會(huì)，是對(duì)員工生命的浪費(fèi)。高效的會(huì)，才是對(duì)組織智慧的沉淀。

聊到最后，我開(kāi)始意識(shí)到，進(jìn)入下一個(gè)會(huì)議時(shí)代，也許并沒(méi)有那么困難。

這種改變，只需要一個(gè)樸素的起點(diǎn)。那就是，發(fā)現(xiàn)并理解，我們正在開(kāi)著“上個(gè)時(shí)代的會(huì)”。

雖然，我們每個(gè)人，都會(huì)被“慣性”推著往前走。挑戰(zhàn)慣性，本身也是一件很反人性的事。但是，今天AI的發(fā)展，給了我們一個(gè)前所未有的機(jī)會(huì)。一個(gè)，打破慣性的機(jī)會(huì)。它會(huì)像一根杠桿，讓我們用很小的力氣，撬起一塊巨大的頑石。

只要，你愿意去開(kāi)啟一場(chǎng)，屬于你和你團(tuán)隊(duì)的，下個(gè)時(shí)代的會(huì)。

別再讓低效的會(huì)議，消耗我們寶貴的生命。

祝你，把生命，還給創(chuàng)造。

共勉。

主筆/ 二蔓/ 歌平版面/ 黃靜
這是劉潤(rùn)公眾號(hào)第2746篇原創(chuàng)文章。未經(jīng)授權(quán)，禁止任何機(jī)構(gòu)或個(gè)人抓取本文內(nèi)容，用于訓(xùn)練AI大模型等用途