在現(xiàn)代企業(yè)中，跨部門協(xié)作是項(xiàng)目成功的關(guān)鍵因素之一。產(chǎn)品經(jīng)理在這一過程中扮演著至關(guān)重要的角色，需要具備出色的項(xiàng)目管理能力，以確保項(xiàng)目順利推進(jìn)并達(dá)成預(yù)期目標(biāo)。

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產(chǎn)品經(jīng)理在項(xiàng)目管理中扮演著至關(guān)重要的角色，尤其是在跨部門協(xié)作中。

如何更順暢地開展項(xiàng)目工作？確保項(xiàng)目順利地推進(jìn)，拿到預(yù)期結(jié)果。

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案例背景

案例中有三個(gè)關(guān)鍵角色，他們分別來自不同的部門，各自負(fù)責(zé)不同業(yè)務(wù)板塊的產(chǎn)品負(fù)責(zé)人，但需要緊密合作來確保整個(gè)訂單模塊流程的順暢。

小張：主導(dǎo)方，A部門產(chǎn)品經(jīng)理，負(fù)責(zé)訂單付款，是小藍(lán)的下游。

小藍(lán)：協(xié)作方，B部門產(chǎn)品經(jīng)理，負(fù)責(zé)訂單審批，是小張的上游。

小明：協(xié)作方，C部門的產(chǎn)品經(jīng)理，負(fù)責(zé)訂單信息，是小藍(lán)的上游。

在這個(gè)案例中，我們將探討他們?nèi)绾卧诳绮块T項(xiàng)目中協(xié)作，以及在協(xié)作過程中遇到的問題和挑戰(zhàn)，以及如何通過改善策略來提高工作效率和項(xiàng)目成功率。

需求場(chǎng)景與解決方案

1. 業(yè)務(wù)現(xiàn)狀

1）客戶視角：客戶自己公司的財(cái)務(wù)對(duì)成本管控嚴(yán)格，公司的付款賬單都需要管理層審批通過，才能付款。但實(shí)際上，在業(yè)務(wù)運(yùn)作中，系統(tǒng)層面沒有做到嚴(yán)格的管控，導(dǎo)致部分運(yùn)單在未審批同意的情況，訂單已扣款。引起客戶的不滿。

2）產(chǎn)品經(jīng)理視角：小張?jiān)谖唇?jīng)小藍(lán)同意的情況下扣款。

2. 產(chǎn)品解決方案

產(chǎn)品解決方案：小張付款需小藍(lán)審批同意。

3. 技術(shù)解決方案

1）小張需調(diào)用小藍(lán)的接口查詢訂單審批狀態(tài)。

2）小藍(lán)不僅需開發(fā)新接口；

另外，因訂單數(shù)據(jù)量大，小張?jiān)谑状尾樵兘Y(jié)果是未審批同意的訂單，如后續(xù)審批同意，小張需要同步處理扣款。

因此，小藍(lán)還需開發(fā)新的消息，在訂單審批同意后推送消息給小張監(jiān)聽。

項(xiàng)目進(jìn)展與問題

第一次會(huì)議：需求內(nèi)容及排期對(duì)齊，小藍(lán)開始研發(fā)

第一次會(huì)議參會(huì)人：小張、小藍(lán)。

小張?jiān)诮邮盏叫枨蠛?，識(shí)別到的相關(guān)方是小藍(lán)。

小張給小藍(lán)提需求：需要小藍(lán)提供一個(gè)查詢訂單審批狀態(tài)的接口。

會(huì)議已對(duì)齊整體上線排期時(shí)間，小藍(lán)按既定排期完成需求評(píng)審并投入研發(fā)中。

第二次會(huì)議：小張?zhí)岢黾夹g(shù)方案變更，影響上線排期

第二次會(huì)議參會(huì)人：小藍(lán)+開發(fā)，小張+開發(fā)。

小藍(lán)已進(jìn)入開發(fā)階段，將開發(fā)好的接口提供給小張后，小張?jiān)?天后提出技術(shù)方案變更，需要小藍(lán)提供一個(gè)消息給他監(jiān)聽后續(xù)訂單的審批狀態(tài)。

因技術(shù)方案變更，增加了小藍(lán)的開發(fā)工作量，小藍(lán)擔(dān)心整體上線時(shí)間受到影響，詢問小張?jiān)ǖ恼w上線排期時(shí)間是否需變更。

小張?jiān)跁?huì)議現(xiàn)場(chǎng)詢問架構(gòu)師，架構(gòu)師答復(fù)：“按這個(gè)排期時(shí)間怎么行？還排不上。要在原定的排期上線時(shí)間往后延2周才可以?！?/p>

第三次會(huì)議：識(shí)別到新的相關(guān)方，技術(shù)方案探討

第三次會(huì)議參會(huì)人：小藍(lán)+開發(fā)，小張，小明。

小藍(lán)識(shí)別出涉及2部分?jǐn)?shù)據(jù)的處理，有2個(gè)解決方案，其中1個(gè)方案涉及新增相關(guān)方，需要和小張、新的相關(guān)方小明一起溝通對(duì)齊技術(shù)方案。

a.客戶手動(dòng)審批：審批結(jié)果以小藍(lán)的為準(zhǔn)。

b.系統(tǒng)自動(dòng)審批：審批結(jié)果以小明的為準(zhǔn)，即小明需要返回審批結(jié)果給小藍(lán)。

技術(shù)方案1：小張直接查詢小明的系統(tǒng)同意審批結(jié)果，以及小藍(lán)的手動(dòng)審批的結(jié)果；（小張不同意，相比查詢2個(gè)不同協(xié)作方的接口，查詢1個(gè)協(xié)作方的接口，當(dāng)然更省事啦）

技術(shù)方案2：由小藍(lán)將客戶手動(dòng)審批和系統(tǒng)自動(dòng)審批的結(jié)果，整合為同一個(gè)接口，返回最終的審批狀態(tài)給小張；那么，這里就可能需要小明新開發(fā)接口；（達(dá)成一致這么處理更合理，因?yàn)樾∷{(lán)負(fù)責(zé)審批，最終的結(jié)果是以小藍(lán)的為準(zhǔn)）

第三次會(huì)議，新增相關(guān)方小明，小明的排期暫時(shí)排不上，需要主導(dǎo)方小藍(lán)會(huì)后協(xié)調(diào)整體上線排期時(shí)間，如按原計(jì)劃需上升到領(lǐng)導(dǎo)層協(xié)調(diào)跨部門排期。

第四次會(huì)議：最終確定技術(shù)方案，無需小明改動(dòng)

第四次會(huì)議參會(huì)人：小張+上級(jí)，小明+上級(jí)，小藍(lán)+開發(fā)+技術(shù)經(jīng)理。

小明在會(huì)上指出“小藍(lán)需要的數(shù)據(jù)，都有提供給到”，并表示不需要再開發(fā)新接口。

小藍(lán)意識(shí)到和開發(fā)同學(xué)反饋的信息有出入，現(xiàn)場(chǎng)電話聯(lián)系技術(shù)經(jīng)理，技術(shù)經(jīng)理和開發(fā)同學(xué)一起來到會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)溝通技術(shù)方案。

最終結(jié)論：

首先，關(guān)于“系統(tǒng)自動(dòng)同意的審批結(jié)果的處理，是以小明的為準(zhǔn)”，這段代碼有問題，正確的應(yīng)該是以小藍(lán)的為準(zhǔn)，小藍(lán)無需再次請(qǐng)求小明的審批結(jié)果。需修復(fù)錯(cuò)誤代碼。

其次，在修復(fù)好的代碼上開發(fā)新的接口和消息，就可以滿足小張的訴求了。

注：不涉及小明的改動(dòng)，最終的上線排期也不需要再次延期了。

皆大歡喜，很愉快地結(jié)束了第四次會(huì)議。

在項(xiàng)目管理中，溝通是確保項(xiàng)目順利進(jìn)行的關(guān)鍵因素。然而，當(dāng)一個(gè)項(xiàng)目需要多次溝通時(shí)，這并不一定意味著是壞事。

頻繁的進(jìn)度對(duì)齊有助于及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并進(jìn)行調(diào)整，這對(duì)于項(xiàng)目的健康發(fā)展至關(guān)重要。但是，如果溝通變得過于頻繁而效率低下，這通常是跨部門協(xié)作中存在的問題所致。

這些問題可能包括溝通不暢、信息不對(duì)稱、職責(zé)不清晰、目標(biāo)不一致以及文化差異等。這些因素共同作用，導(dǎo)致需要多次溝通來解決理解和協(xié)調(diào)上的問題。這就需要特別重視，做好風(fēng)險(xiǎn)管控。

問題分析

進(jìn)一步分析，我們可以從各個(gè)角色進(jìn)行問題定位。

小張的問題

1）內(nèi)部排期不明確，缺乏項(xiàng)目管理意識(shí)。

在第二次會(huì)議，技術(shù)方案變更時(shí)，小張才和架構(gòu)師確認(rèn)整體上線時(shí)間。此時(shí)協(xié)作方小藍(lán)已經(jīng)進(jìn)入開發(fā)階段。

2）需求識(shí)別缺漏，技術(shù)方案設(shè)計(jì)不完整。

在小藍(lán)提供接口的后2天，小張才反饋接口不完全滿足需求場(chǎng)景，需要變更技術(shù)方案。

3）項(xiàng)目里程碑節(jié)點(diǎn)不明確，導(dǎo)致協(xié)作不順暢。

因未提前對(duì)齊多方協(xié)作的項(xiàng)目里程碑節(jié)點(diǎn)（開發(fā)聯(lián)調(diào)時(shí)間、集成測(cè)試時(shí)間，等關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)），導(dǎo)致小藍(lán)提供接口給小張后，遲遲沒有進(jìn)行開發(fā)聯(lián)調(diào)，信息不對(duì)稱。

2、小藍(lán)的問題

1）內(nèi)部技術(shù)方案把控不到位，缺乏靈活變通。

在第四次會(huì)議，最終對(duì)齊不需要小明改動(dòng)，其實(shí)只需要修復(fù)歷史代碼邏輯問題，在修復(fù)好的代碼基礎(chǔ)上再開發(fā)接口及消息即可。

ps：小藍(lán)和開發(fā)同學(xué)意識(shí)到歷史代碼邏輯有問題，但沒意識(shí)到可以修改歷史邏輯后再開發(fā)的解決方案。而僅僅局限于在歷史邏輯基礎(chǔ)上怎么新增開發(fā)邏輯，屬于技術(shù)方案設(shè)計(jì)問題。（算是在填坑了）

這些問題的根源在于跨部門協(xié)作中缺乏有效的溝通和協(xié)調(diào)機(jī)制。每個(gè)角色都應(yīng)該對(duì)自己的工作負(fù)責(zé)，同時(shí)也需要對(duì)整個(gè)項(xiàng)目的進(jìn)展有所了解和掌控。

改善策略

主導(dǎo)方小張，可以按以下方式改善

1、 明確內(nèi)部排期

1）提升項(xiàng)目管理意識(shí)，確保項(xiàng)目按預(yù)期上線。

2）學(xué)習(xí)PMP等項(xiàng)目管理知識(shí)，并應(yīng)用到實(shí)際工作中。

3）從過往項(xiàng)目中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，向優(yōu)秀同事學(xué)習(xí)。

2、完善需求識(shí)別

1）與協(xié)作方對(duì)齊需求，確保各方改動(dòng)點(diǎn)明確。

2）技術(shù)方案需覆蓋需求全流程場(chǎng)景，必要時(shí)請(qǐng)技術(shù)專家評(píng)估。

3、 明確里程碑節(jié)點(diǎn)

1）確定并溝通關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)（如接口定義、開發(fā)聯(lián)調(diào)、測(cè)試時(shí)間等）。

2）協(xié)作方應(yīng)提前規(guī)劃，主動(dòng)提供里程碑節(jié)點(diǎn)給主導(dǎo)方，確保信息透明。

協(xié)作方小藍(lán)，可以按以下方式改善

1、加強(qiáng)技術(shù)方案把控

1）開發(fā)同學(xué)需靈活應(yīng)對(duì)問題，必要時(shí)找技術(shù)專家評(píng)估。

2）產(chǎn)品同學(xué)需有刨根問底的精神，了解技術(shù)內(nèi)容，避免盲目信任技術(shù)方案。

3）遇到疑問時(shí)，多問幾個(gè)為什么，確保技術(shù)方案合理。

通過這些改善策略，可以為小張和小藍(lán)提供更好的工作環(huán)境和支持，幫助他們更有效地完成項(xiàng)目任務(wù)，同時(shí)也提升整個(gè)組織的協(xié)作效率和項(xiàng)目成功率。

跨部門協(xié)作要點(diǎn)

1、項(xiàng)目管理重要性：產(chǎn)品經(jīng)理需具備項(xiàng)目管理能力，確保項(xiàng)目按預(yù)期推進(jìn)。

2、跨部門協(xié)作：明確角色責(zé)任，保持溝通透明，及時(shí)更新項(xiàng)目進(jìn)展。

3、技術(shù)方案全面性：技術(shù)方案需覆蓋所有業(yè)務(wù)場(chǎng)景，避免后期變更。

4、項(xiàng)目管理意識(shí)：主導(dǎo)方需有強(qiáng)烈的項(xiàng)目管理意識(shí)，協(xié)調(diào)各方進(jìn)度。

5、主動(dòng)性：協(xié)作方也應(yīng)有主導(dǎo)意識(shí)，主動(dòng)推進(jìn)項(xiàng)目進(jìn)展。

6、持續(xù)學(xué)習(xí)與復(fù)盤：通過學(xué)習(xí)和復(fù)盤，提升個(gè)人能力，享受工作帶來的成就感。

在每次的工作實(shí)踐經(jīng)歷中復(fù)盤，發(fā)現(xiàn)自己的不足，學(xué)習(xí)他人長(zhǎng)處，讓自己的短處可以不那么短，甚至可以變成自己的長(zhǎng)處。

當(dāng)長(zhǎng)處足夠長(zhǎng)的時(shí)候，去主動(dòng)幫助他人，通過言傳身教，能幫到他人得到成長(zhǎng)，這也是一種成就感。

人生是一場(chǎng)體驗(yàn)，工作也是一種體驗(yàn)，在體驗(yàn)中發(fā)現(xiàn)樂趣。生活中，感受生活的美好。工作中，不斷提升自己的能力。不斷探索新的自己，對(duì)不同階段的自己有不同的理解。

本文來自公眾號(hào)：娜是產(chǎn)品經(jīng)理 作者：Nana

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