高校日常運(yùn)轉(zhuǎn)中的檔案轉(zhuǎn)遞、學(xué)術(shù)成果核對(duì)、考試組織等瑣碎事務(wù)，曾長(zhǎng)期消耗師生精力，影響服務(wù)與管理效率，數(shù)字化轉(zhuǎn)型已成為高校優(yōu)化校園生態(tài)的必然選擇。上海師范大學(xué)依托WPS 365數(shù)字化工具，聚焦師生高頻需求場(chǎng)景搭建輕量化管理系統(tǒng)，覆蓋近萬名師生，在檔案服務(wù)、學(xué)術(shù)管理、考試組織等領(lǐng)域?qū)崿F(xiàn)效率躍升，以數(shù)字化基建重塑校園管理模式，切實(shí)提升師生服務(wù)體驗(yàn)。

畢業(yè)季檔案轉(zhuǎn)遞是高校服務(wù)的重點(diǎn)任務(wù)，2025年上海師大需完成8000余名畢業(yè)生數(shù)千份檔案轉(zhuǎn)遞工作。該校檔案館借助WPS 365搭建畢業(yè)生檔案管理系統(tǒng)，通過智能文檔、智能表單實(shí)現(xiàn)通知一鍵觸達(dá)、轉(zhuǎn)檔信息在線提交，數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)同步至多維表格。同時(shí)構(gòu)建雙軌查詢體系，畢業(yè)生可通過學(xué)校認(rèn)證賬戶或自動(dòng)化郵件查詢檔案轉(zhuǎn)遞狀態(tài)與快遞單號(hào)，管理員則能實(shí)時(shí)掌握全校轉(zhuǎn)檔進(jìn)度，通過角色權(quán)限分級(jí)保障檔案安全，既緩解工作負(fù)荷，又實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)“零跑腿、高效率、全透明”。

學(xué)術(shù)成果管理關(guān)乎教師切身利益，此前全校教師科研項(xiàng)目、論文、專著等成果分散于多個(gè)獨(dú)立表格，核對(duì)流程繁瑣。學(xué)校依托WPS 365多維表格整合各類學(xué)術(shù)成果，支持多視圖展示助力成果交叉驗(yàn)證與初評(píng)，初評(píng)完成后系統(tǒng)自動(dòng)提醒教師在線二次確認(rèn)，減少超50%人工核對(duì)工作量?？萍继庍€通過多維表格搭建科研課題橫向管理體系，關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)自動(dòng)觸發(fā)消息提醒，實(shí)現(xiàn)課題全流程數(shù)字化管控，進(jìn)一步規(guī)范科研管理流程。

針對(duì)高校高頻考試場(chǎng)景，上海師大用WPS 365搭建無紙化考試應(yīng)用，破解傳統(tǒng)紙質(zhì)考試流程冗長(zhǎng)、耗材多、數(shù)據(jù)追蹤難等問題。在第七屆輔導(dǎo)員素質(zhì)能力大賽初賽中，通過智能表單生成電子試卷，為百名參賽輔導(dǎo)員配置唯一答題碼，實(shí)現(xiàn)“一人一碼一卷”保障考試保密與便捷。客觀題系統(tǒng)自動(dòng)批閱，主觀題生成專屬評(píng)分視圖，評(píng)分結(jié)果實(shí)時(shí)匯總，整場(chǎng)考試從組織實(shí)施到閱卷完成僅耗時(shí)1天，單卷批閱時(shí)間從5分鐘壓縮至30秒，閱卷效率提升超80%，同步實(shí)現(xiàn)考試數(shù)據(jù)可追溯、易分析。

如今，上海師大以數(shù)字化工具賦能校園日常管理，替代多項(xiàng)紙質(zhì)化流程，在師生作業(yè)提交、職能部門統(tǒng)計(jì)等更多場(chǎng)景持續(xù)釋放數(shù)字化效能，以輕量化應(yīng)用實(shí)現(xiàn)校園治理提質(zhì)增效，為高校數(shù)字化轉(zhuǎn)型提供實(shí)用范例。