作為HR，你是否遇到過這樣的場景：老板突然拍著桌子說“那個試用期的小王表現(xiàn)不行，明天就讓他走”，或者“轉(zhuǎn)正的小李最近老出錯，趕緊辭退他”，而你卻因為沒提前準(zhǔn)備證據(jù)，只能慌慌張張翻勞動合同、找考核表，生怕一個疏漏就惹來仲裁？

這時候，HR需要的不僅是自身法律知識的儲備，更需要一套能規(guī)范流程、留存證據(jù)、降低風(fēng)險的工具——人事系統(tǒng)。它就像HR的“風(fēng)險防護(hù)盾”，從試用期到轉(zhuǎn)正，幫你把辭退的每一步都做扎實，讓你在面對老板要求時，既有底氣說“行”，也有能力說“這樣做更合法”。

一、試用期辭退：舉證難？人事系統(tǒng)幫你把“錄用條件”變成鐵證

根據(jù)《中華人民共和國勞動合同法》第39條第1項規(guī)定，試用期辭退必須滿足三個“有理有據(jù)”的條件：錄用條件具體明確（不是“工作態(tài)度不好”這種模糊描述）、已告知勞動者（需簽字確認(rèn)）、有充分證據(jù)證明不符合條件（如績效考核結(jié)果）。缺一個，就可能被認(rèn)定為違法解除，需支付2N賠償金。

很多HR栽跟頭，就是因為“證據(jù)沒留存”。而人事系統(tǒng)的核心價值，就是把“口頭要求”變成“可追溯的電子記錄”，徹底解決舉證難題。

首先，讓“錄用條件”從“模糊”變“明確”，從“未告知”變“可證明”。錄用條件不是寫在招聘簡章里就行，必須明確到崗位職責(zé)和績效考核標(biāo)準(zhǔn)（比如“試用期內(nèi)月度銷售額需達(dá)到10萬元”）。人事系統(tǒng)能幫你把這些要求變成“具備法律效力的電子文檔”：員工入職時，系統(tǒng)會自動推送《崗位職責(zé)說明書》《試用期績效考核表》，員工通過電子簽名確認(rèn)——即使員工后期否認(rèn)“見過”，系統(tǒng)也能調(diào)出當(dāng)時的簽字時間、IP地址等證據(jù)，徹底堵死“錄用條件未告知”的漏洞。

其次，讓“考核結(jié)果”從“憑感覺”變“量化可驗證”。試用期考核不能靠主管“一句話”，人事系統(tǒng)的績效考核模塊能幫你實現(xiàn)“數(shù)據(jù)說話”：通過對接銷售、客服等業(yè)務(wù)系統(tǒng)，實時錄入員工的工作數(shù)據(jù)（比如銷售額、投訴記錄、遲到次數(shù)），生成包含目標(biāo)完成情況、評分依據(jù)、主管評語的《試用期考核報告》，員工需通過系統(tǒng)確認(rèn)考核結(jié)果。比如小李試用期內(nèi)遲到5次，系統(tǒng)里有打卡記錄和他簽字確認(rèn)的《遲到違紀(jì)通知書》；同時月度KPI只完成60%，還有每周工作匯報和主管點評——這些數(shù)據(jù)組合起來，就能充分證明他“不符合錄用條件”，讓試用期辭退有理有據(jù)。

二、轉(zhuǎn)正后辭退：補(bǔ)償金必給？人事系統(tǒng)幫你區(qū)分“過失性”與“無過失性”

很多HR認(rèn)為“轉(zhuǎn)正后辭退必須給補(bǔ)償金”，這其實是誤區(qū)。根據(jù)《勞動合同法》，辭退分三類：過失性辭退（員工有嚴(yán)重過錯，如連續(xù)曠工、泄露機(jī)密）無需支付補(bǔ)償金；無過失性辭退（員工無過錯但不能勝任，如連續(xù)考核不及格）需支付N+1補(bǔ)償金；違法解除（無合法理由）需支付2N賠償金。關(guān)鍵區(qū)別在于：企業(yè)是否有證據(jù)證明員工符合“辭退條件”。

人事系統(tǒng)的“證據(jù)留存”功能，能幫你把每一步都做“合規(guī)”，避免踩“違法解除”的坑。

對于“過失性辭退”：用系統(tǒng)記錄“違紀(jì)行為”，證明“員工有過錯”。過失性辭退的核心是“員工有嚴(yán)重過錯”，比如連續(xù)曠工3天、泄露商業(yè)秘密。人事系統(tǒng)的“員工違紀(jì)模塊”能幫你留存完整證據(jù)鏈：錄入員工違紀(jì)行為（如曠工），上傳打卡記錄、監(jiān)控視頻、客戶投訴函等證據(jù)，生成《違紀(jì)通知書》讓員工簽字確認(rèn)——如果員工拒絕簽字，系統(tǒng)會記錄郵件、短信等“已送達(dá)”證據(jù)（比如HR發(fā)送的《催崗?fù)ㄖ獣粪]件）；同時存儲“違紀(jì)累積記錄”（比如1年內(nèi)3次嚴(yán)重違紀(jì)），證明企業(yè)是“合理辭退”。比如小張轉(zhuǎn)正后連續(xù)曠工5天，系統(tǒng)里有未打卡記錄、《催崗?fù)ㄖ獣粪]件，以及他簽字的《嚴(yán)重違紀(jì)通知書》，這種情況下辭退屬于“過失性辭退”，無需支付補(bǔ)償金。

對于“無過失性辭退”：用系統(tǒng)證明“企業(yè)已履行義務(wù)”，避免“違法解除”。無過失性辭退的核心是“員工無過錯但不能勝任”，比如連續(xù)3個月績效考核不及格。這種情況下，企業(yè)需先履行“培訓(xùn)或調(diào)崗”義務(wù)，再辭退，否則會被認(rèn)定為違法。人事系統(tǒng)的“績效考核+培訓(xùn)管理”模塊能幫你記錄全過程：首先，系統(tǒng)會保留“連續(xù)3個月KPI低于60分”的考核結(jié)果；然后，針對員工不足安排技能培訓(xùn)（比如銷售技巧培訓(xùn)），記錄培訓(xùn)時間、內(nèi)容、簽到表和考試成績；之后，生成《調(diào)崗?fù)ㄖ獣罚ū热缯{(diào)整到銷售支持崗位），讓員工簽字確認(rèn)——如果員工拒絕調(diào)崗，系統(tǒng)會記錄“已協(xié)商”證據(jù)（如郵件溝通記錄）。比如小李連續(xù)3個月考核不及格，HR通過系統(tǒng)安排了培訓(xùn)（有記錄和考試成績），調(diào)崗后仍不能勝任，這時辭退屬于“無過失性辭退”，企業(yè)需支付N+1補(bǔ)償金，但因為有系統(tǒng)里的培訓(xùn)、調(diào)崗記錄，不會被認(rèn)定為違法解除。

三、不想支付賠償金？人事系統(tǒng)幫你走“合法辭退”的全流程

要避免支付2N賠償金，必須走“合法流程”，核心是三點：制度合法（公司制度經(jīng)過民主程序并公示）、證據(jù)充分（有證據(jù)證明員工符合辭退條件）、程序合規(guī)（履行通知、協(xié)商等程序）。人事系統(tǒng)的“全流程管理”功能，能幫你把這些“抽象要求”變成“標(biāo)準(zhǔn)化操作”。

第一步，用系統(tǒng)完善“公司制度”，解決“制度未公示”問題?！秵T工手冊》《績效考核制度》《違紀(jì)處理辦法》是辭退的“依據(jù)”，必須明確“嚴(yán)重違紀(jì)”“不能勝任工作”的具體定義（比如“連續(xù)曠工3天視為嚴(yán)重違紀(jì)”“連續(xù)3個月KPI低于60分視為不能勝任”）。人事系統(tǒng)能幫你把這些制度變成“可證明的電子記錄”：通過系統(tǒng)推送制度文檔，員工簽字確認(rèn)“已閱讀并遵守”——即使員工后期否認(rèn)，系統(tǒng)也能調(diào)出簽字記錄，徹底解決“制度未公示”的舉證難題。

第二步，用系統(tǒng)串聯(lián)“證據(jù)鏈”，解決“證據(jù)不足”問題。合法辭退需要“完整證據(jù)鏈”，比如員工違紀(jì)時，需要有“違紀(jì)行為證據(jù)”（打卡記錄）→“違紀(jì)通知書”（員工簽字）→“違紀(jì)累積記錄”（多次違紀(jì)）；不能勝任工作時，需要有“考核不及格記錄”→“培訓(xùn)記錄”→“調(diào)崗記錄”。人事系統(tǒng)能幫你把這些證據(jù)“串起來”，比如某員工的證據(jù)鏈：連續(xù)3次遲到（打卡記錄）→《違紀(jì)通知書》（簽字）→連續(xù)2個月KPI不及格（考核報告）→《培訓(xùn)計劃》（記錄）→《調(diào)崗?fù)ㄖ獣罚ê炞郑圆荒軇偃危ㄕ{(diào)崗后考核結(jié)果）——這些證據(jù)組合起來，就能證明企業(yè)是“合法辭退”，無需支付賠償金。

第三步，用系統(tǒng)履行“協(xié)商程序”，實現(xiàn)“穩(wěn)妥解除”。協(xié)商解除是最穩(wěn)妥的辭退方式，因為雙方達(dá)成一致，不會有糾紛。人事系統(tǒng)的“協(xié)商解除模塊”能幫你生成《協(xié)商解除勞動合同協(xié)議》，包含解除原因、補(bǔ)償金金額、交接事項等內(nèi)容，員工通過電子簽名確認(rèn)（具備法律效力）；同時存儲協(xié)商過程的證據(jù)（如郵件、短信記錄），證明雙方是自愿協(xié)商。比如小王轉(zhuǎn)正后想離職，企業(yè)也想辭退他，雙方通過系統(tǒng)協(xié)商，達(dá)成一致：企業(yè)支付1個月補(bǔ)償金，小王辦理交接——這種情況下解除合同，不會有任何風(fēng)險。

結(jié)語：人事系統(tǒng)不是“工具”，是HR的“風(fēng)險防護(hù)墻”

在老板“任性”的環(huán)境下，HR要保護(hù)自己，必須“懂法律、留證據(jù)、走流程”。而人事系統(tǒng)的價值，就是把這些“抽象的法律要求”變成“具體的操作流程”，讓HR在面對辭退問題時，不再“慌慌張張找證據(jù)”，而是“有理有據(jù)做決策”。

比如，試用期辭退時，人事系統(tǒng)幫你留存“錄用條件”和“考核結(jié)果”，讓你有底氣說“小王不符合錄用條件，辭退合法”；轉(zhuǎn)正后辭退時，人事系統(tǒng)幫你區(qū)分“過失性”與“無過失性”，讓你知道“小張曠工5天，無需給補(bǔ)償金”；協(xié)商解除時，人事系統(tǒng)幫你履行“程序合規(guī)”，讓你避免“協(xié)商后反悔”的糾紛。

說到底，人事系統(tǒng)不是“工具”，而是HR的“風(fēng)險防護(hù)墻”——它幫你把每一步都做“合規(guī)”，讓你在面對老板的“任性要求”時，能堅定地說：“我已經(jīng)按照法律流程做了，沒問題。”

對于HR來說，這就是最珍貴的“安全感”。